การบัญชีกำลังพัฒนาเพื่อโลกแห่งคลาวด์แห่งแรกอย่างไร

การเพิ่มขึ้นของบริการบัญชีคลาวด์ที่ทรงพลังยิ่งขึ้นกำลังเปลี่ยนวิธีที่นักบัญชีและลูกค้าที่พวกเขาให้บริการจัดการการเงินธุรกิจ ซอฟต์แวร์บนเว็บส่งผลกระทบต่อธุรกิจทุกขนาด แต่มอบคุณค่าที่ยิ่งใหญ่กว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMBs) และเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวที่สามารถเข้าถึงเครื่องมือการบัญชีและการเงินได้มากขึ้นกว่า แต่ก่อน

ผู้ให้บริการด้านการบัญชีบนคลาวด์ AccountsWorld ใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีนี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจทั้งบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้การทำบัญชีสินค้าคงคลังการรายงานและบัญชีเงินเดือนด้วยปรัชญาของการใช้พลังงานกลับสู่มือนักบัญชีและปล่อยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กกังวล เกี่ยวกับธุรกิจแทน ในปี 2003 บัญชีทั่วโลกขายธุรกิจซอฟต์แวร์ภาษีให้กับ Thomson Reuters และเปลี่ยนโฟกัสไปที่การสร้างโซลูชันบนคลาวด์สำหรับนักบัญชี ปัจจุบัน บริษัท ดำเนินการจ่ายเงินเดือนให้กับ บริษัท 30, 000 รายต่อปีโดยใช้ซอฟต์แวร์ของ บริษัท ตามที่ดร. จันทราบันซาลีผู้ร่วมก่อตั้งและซีอีโอของ Accountants ทั่วโลกกล่าว

PCMag ได้พูดคุยกับ Bhansali เกี่ยวกับวิธีที่โซลูชันบนคลาวด์กำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำบัญชีและธุรกิจขนาดกลางของ SMB แนวโน้มของเทคโนโลยีที่มีผลต่ออุตสาหกรรมและวิธีการพัฒนาขีดความสามารถของอุปกรณ์พกพาและความปลอดภัยในอนาคต

PCMag: ปัญหาการบัญชีบางอย่างที่คุณกำหนดไว้เพื่อแก้ไขปัญหาโดยใช้เทคโนโลยีคลาวด์และอินเทอร์เน็ตคืออะไร?

Dr. Chandra Bhansali: เราถามตัวเองว่าอะไรคือปัญหาที่เราสามารถแก้ไขได้ด้วยการใช้พลังของอินเทอร์เน็ต เราตระหนักว่ามันมีความสามารถอย่างมากที่เดสก์ท็อปไม่สามารถทำได้ สิ่งหนึ่งที่เราสังเกตเห็นคือการจ่ายเงินเดือนเป็นหน้าที่ทางบัญชีเพราะเกี่ยวข้องกับภาษี แต่ในเวลานั้นนักบัญชีน้อยมากที่เสนอบริการบัญชีเงินเดือน คุณจะต้องมีความถูกต้อง 100 เปอร์เซ็นต์และปฏิบัติตามข้อกำหนดในเวลาที่กำหนดมิฉะนั้นจะมีบทลงโทษที่เข้มงวด นักบัญชีไม่มีเครื่องมือในการทำเช่นนั้นพวกเขาเคยกำหนดเส้นทางการจ่ายเงินเดือนของลูกค้าทั้งหมดไปยังบริการต่างๆเช่น ADP และ Paychex Accounting Online

เราบอกว่าไม่สมเหตุสมผล เราตระหนักว่าเราควรจะสามารถสร้างศูนย์การประมวลผลที่ทรงพลังและใช้เซิร์ฟเวอร์ในราคาเพียงเศษเสี้ยวของการใช้เมนเฟรม ดังนั้นเราจึงสร้างศูนย์ประมวลผลเงินเดือนบนคลาวด์แห่งแรกสำหรับนักบัญชีและให้ลูกค้าของเราเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ในปี 2547 ตอนนี้พวกเขาสามารถใช้สิ่งนั้นเพื่อให้บริการบัญชีเงินเดือนที่ทำกำไรได้สูงแก่ลูกค้าด้วยซอฟต์แวร์ที่ทำทุกอย่าง ฉากสำหรับพวกเขา: ฝากโดยตรงฝากภาษีและยื่นแบบฟอร์มภาษีและ W2, W3 และ 1, 099 รูปแบบได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา นักบัญชีและลูกค้าทุกคนต้องทำคือป้อนข้อมูล สำหรับนักบัญชีหลายคนมันกลายเป็นหนึ่งในบริการที่ทำกำไรได้มากที่สุด ดังนั้นเราจึงเปลี่ยนกระบวนทัศน์ของการประมวลผลเงินเดือนโดยใช้คลาวด์ ผู้ให้บริการโซลูชันบัญชีเงินเดือนได้ปฏิบัติตามความเหมาะสมโดยเสนอเครื่องมือบัญชีบางประเภท

นอกเหนือจากกรณีใช้งานทันทีเหล่านี้แล้วแนวโน้มทางเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่ส่งผลกระทบต่ออุตสาหกรรมมีอะไรบ้าง

Bhansali: แนวโน้มเป็นจริงต่อการรวมในคลาวด์สำหรับธุรกิจบริการและนักบัญชีเหล่านี้ใช้เป็นประจำทุกวัน ขณะนี้นักบัญชีมีเครื่องมือที่จะใช้ประโยชน์จากฟังก์ชั่นแบ็คออฟฟิศเหล่านี้มากมายเพื่อช่วยให้ SMB ทำสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุดและดำเนินการและจัดการธุรกิจของพวกเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันเป็นการรวมกันของปัจจัยเหล่านี้ ฉันเห็นการเพิ่มผลผลิตที่สำคัญที่สุดในกลุ่มธุรกิจขนาดเล็ก

เทคโนโลยีมีแนวโน้มที่จะทำให้นักบัญชีมีความสามารถในการให้บริการที่สมบูรณ์แก่ลูกค้าของพวกเขา มันเกี่ยวกับการเติมลิงค์หรือส่วนประกอบทั้งหมดที่ขาดหายไปในห่วงโซ่นั้น ตอนนี้การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เป็นพื้นที่การเติบโต นักบัญชีสามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร ดังนั้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กการบัญชีส่วนใหญ่จนถึงขณะนี้ได้ทำมันด้วยตัวเอง (DIY) ลูกค้าจะทำอะไรบางอย่างในตอนท้ายของพวกเขาและนักบัญชีจะทำความสะอาด มีการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญเกิดขึ้นกับ "ไม่ต้องทำด้วยตัวเอง" (DDIY) ทำงานกับบัญชีของคุณแทน เราเห็นเงินเดือนแล้วซึ่งถูกพรากไปจากนักบัญชีกลับมาอีกครั้งผ่านซอฟต์แวร์คลาวด์ ไม่เพียง แต่สำหรับนักบัญชีเท่านั้น แต่สำหรับผู้ให้บริการรายอื่นจำนวนเวลาที่ใช้ในการทำงานแบ็คออฟฟิศสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและพนักงานนั้นลดลงอย่างมากเนื่องจากพวกเขามีความสามารถในการถ่ายโอนงานไปยังนักบัญชี

จากมุมมองของนักบัญชีและลูกค้าโซลูชั่น Cloud-Based เปลี่ยนวิธีการทำธุรกิจของพวกเขาอย่างไร

Bhansali: สำนักงานบริการบัญชีเงินเดือนขนาดใหญ่ไม่ได้ให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในระดับเดียวกันกับนักบัญชี ตอนนี้นักบัญชีที่พวกเขาไว้วางใจมากที่สุดและมีความสัมพันธ์กับพวกเขาสามารถเสนอบริการบัญชีเงินเดือนที่ปรับแต่งค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพและด้วยการบูรณาการระหว่างระบบบัญชีและบัญชีเงินเดือนเพื่อให้มั่นใจว่าการไหลของข้อมูลโดยตรงและปลอดภัย

ด้วยระบบบัญชีปัญหาหนึ่งที่สำคัญคือการทำบัญชีลูกค้า ฉันกำลังพูดคุยกับเพื่อน CPA ของฉันเมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาซึ่งเป็นลูกค้าของเขาคนหนึ่งซึ่งเขาบอกว่าจะไม่ป้อนอะไรเลยหลังจากเขาปิดหนังสือ ลูกค้าเพิ่มรายการอื่นและมันทำให้ทุกอย่างเสียสมดุล เขาบอกว่าเขาใช้เวลา 20 ถึง 30 เปอร์เซ็นต์ในการแก้ไขปัญหาที่ธุรกิจขนาดเล็กเหล่านี้ทำเมื่อพวกเขาไม่มีเงื่อนงำเกี่ยวกับการบัญชีและไม่ควรเข้าถึง เราเริ่มถามนักบัญชีและพบว่าการทำบัญชีลูกค้าประเภทนี้เป็นอุปสรรคใหญ่ หากคุณเข้าร่วมการประชุมทางบัญชีหรือ CPA หนึ่งในเซสชันที่มีการเข้าร่วมสูงสุดจะทำบัญชีเสมอ ในการแก้ปัญหานี้เรากำลังใช้คลาวด์เพื่อเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้นักบัญชีควบคุมมากกว่าระบบที่ออกแบบมาเพื่อใช้งานโดยลูกค้าธุรกิจขนาดเล็กด้วยตนเอง เราให้อำนาจแก่นักบัญชีในการปรับแต่งระบบและการอนุญาตสำหรับลูกค้าแต่ละราย

นักบัญชีควรจะเป็นที่ปรึกษาทางธุรกิจที่สำคัญสำหรับลูกค้าของพวกเขา แต่จนถึงตอนนี้พวกเขาไม่สามารถปฏิบัติตามบทบาทดังกล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ดังนั้นสำหรับช่างประปาที่ไม่รู้อะไรเกี่ยวกับการบัญชีนักบัญชีจะให้พวกเขาเข้าถึงเฉพาะการเขียนเช็คและป้อนใบเสร็จรับเงิน นั่นคือทั้งหมดที่พวกเขาต้องกังวล หากลูกค้าเป็นผู้ทำบัญชีพวกเขาสามารถให้พวกเขาเข้าถึงบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้และอื่น ๆ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมามีการพัฒนาเพราะการบัญชีด้านลูกค้าเป็นสิ่งที่ไม่จำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ด้วยระบบบนคลาวด์เหล่านี้นักบัญชีสามารถรับงานบัญชีที่สมบูรณ์ได้

ประมาณหนึ่งปีที่แล้วเราได้เปิดตัวแอพที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถถ่ายรูปใบแจ้งหนี้ซึ่งจะเข้าสู่ระบบที่ต้องชำระ การรวมเป็นกุญแจสำคัญที่นี่เพราะพวกเขายังสามารถเชื่อมต่อกับเว็บพอร์ทัลลูกค้าและระบบการจัดการเอกสาร ดังนั้นใบแจ้งหนี้จะเข้าไปในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องในระบบการจัดการเอกสารและในเวลาเดียวกันการชำระเงินและการทำธุรกรรมบัตรเครดิตสามารถสแกนและระบุได้ เมื่อบัญชีเข้าสู่ระบบเพื่อบันทึกการชำระเงินการทำธุรกรรมทั้งหมดมีการระบุไว้ นอกจากนี้ยังมีการผสานรวมกับระบบการชำระเงินที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นระบบเวลาและการเรียกเก็บเงินระบบเวลาและการเข้างานและผู้ให้บริการ 401k เรากำลังสร้าง API แบบเปิดเพื่อรวมเข้ากับทุกสิ่ง

ผู้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีคลาวด์อาจเป็นธุรกิจขนาดเล็กและ บริษัท บัญชีที่ให้บริการหรือเป็นองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีแผนกบัญชีใน บริษัท กรณีการใช้งานเหล่านั้นแตกต่างกันอย่างไรหรือใช้อย่างไร?

Bhansali: สิ่งที่เกิดขึ้นกับโซลูชันเหล่านี้คือมีเครื่องมือวิเคราะห์มากมายที่สร้างขึ้นธุรกิจขนาดเล็กต้องการคำแนะนำระดับ CFO แต่ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่มีแผนกบัญชีและความสามารถในระบบของพวกเขาในการทำวิเคราะห์ประเภทนี้ด้วย ซีอีโอและผู้บริหารเพื่อให้ข้อมูล ธุรกิจขนาดเล็กไม่มีสิ่งนั้น ดังนั้นในโซลูชันคลาวด์ที่นักบัญชีกำลังทำงานกับข้อมูลสดและมีเครื่องมือในการวิเคราะห์นักบัญชีสามารถทำงาน CFO ประเภทนี้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ทุกอย่างเกี่ยวกับการช่วยนักบัญชีควบคุมระบบคลาวด์และซอฟต์แวร์ให้ความสามารถแก่นักบัญชี (และด้วยการขยายธุรกิจขนาดเล็ก) ที่พวกเขาไม่สามารถจ่ายได้ก่อน

การเติบโตของการใช้คอมพิวเตอร์มือถือมีผลอย่างไรต่อการบัญชีคลาวด์

Bhansali: สมาร์ทโฟนกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจของเราอย่างแน่นอน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ บริษัท บัญชีผู้ประกอบการ แต่เพียงผู้เดียวเหตุผลหนึ่งที่พวกเขาไม่เคยทำบัญชีเงินเดือนมาก่อนเพราะถ้าพวกเขาอยู่ในช่วงวันหยุดสมมติว่าไม่มีทางที่พวกเขาจะเข้าถึงมันได้ ตอนนี้ผ่านแอพมือถือบัญชีและบัญชีเงินเดือนพวกเขาสามารถทำได้จากทุกที่ แอพของเรามีหน้าจอที่ง่ายมากสำหรับการป้อนข้อมูลมือถือ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการสแกนใบแจ้งหนี้และเช็คและอีกแอปพลิเคชันมือถือที่เรากำลังดำเนินการคือค่าใช้จ่ายพนักงานเพื่อให้พวกเขาสามารถถ่ายรูปใบเสร็จรับเงินสำหรับบัญชีค่าใช้จ่าย

สิ่งสำคัญอื่น ๆ ของมือถือสำหรับนักบัญชีและลูกค้าคือการแจ้งเตือน สำหรับทุกธุรกิจมีเกณฑ์ บางคนอาจตั้งค่านั้นหากบัญชีลูกหนี้มีมูลค่ามากกว่า $ 50, 000 นั่นเป็นปัญหา สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่อาจเป็น $ 300, 000 และสิ่งเดียวกันสำหรับบัญชีเจ้าหนี้หรือเงินสดในธนาคาร นักบัญชีสามารถกำหนดเกณฑ์สำหรับไดรเวอร์ทางธุรกิจที่สำคัญเหล่านี้ทั้งหมดสำหรับลูกค้าของพวกเขาและเมื่อเกินขีด จำกัด ผู้ทำบัญชีสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อรับข้อความก่อนจากนั้นจึงโทรหาลูกค้าเพื่อหารือในรายละเอียดหรือตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ออกไป ทั้งพวกเขาและลูกค้าในเวลาเดียวกัน พอร์ทัลบัญชียังมีหน้าจอที่พวกเขาสามารถมองเห็นสถานะของนกทุกสถานะของลูกค้า

เมื่อย้ายไปยังโซลูชันบนคลาวด์เหล่านี้และจัดการข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนคุณจะจัดการกับด้านความปลอดภัยอย่างไรเพื่อให้มั่นใจถึงการส่งผ่านที่ปลอดภัย

Bhansali: มันสำคัญอย่างยิ่ง สำหรับเราเราได้ทำการย้ายเมื่อห้าปีที่แล้วกับ Amazon Web Services (AWS) ซึ่งเป็นการย้ายข้อมูลลูกค้าของเราในโครงสร้างพื้นฐานที่มีความปลอดภัยระดับสูงมาก ยิ่งไปกว่านั้นเราทำการเข้ารหัสข้อมูลที่สำคัญทั้งหมดจากหมายเลขประกันสังคมและหมายเลขประจำตัวพนักงานไปจนถึงข้อมูลธนาคาร นอกจากนี้เรายังใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและความปลอดภัย (ITS) จำนวนมากเพื่อลดความเสี่ยงและทำให้ระบบและข้อมูลลูกค้าของเราปลอดภัยที่สุดเท่าที่จะทำได้