รีวิวและการให้คะแนนของ Dokmee

Dokmee จาก Office Gemini ไม่ได้รับการยอมรับจาก Microsoft SharePoint Online หรือ Adobe Document Cloud Standard อย่างไรก็ตามการตัดสินผลิตภัณฑ์โดยใช้ชื่อแบรนด์นั้นเป็นสิ่งที่ไม่ควรทำ เป้าหมายหลักที่ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMBs) Dokmee (ซึ่งเริ่มต้นที่ $ 29 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) ดูเหมือนจะนำเสนอคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับการจัดการเอกสารโดยไม่ซับซ้อนจนผู้ใช้ไม่ได้รับประโยชน์จากเครื่องมือ แม้ว่าจะเต็มไปด้วยคุณสมบัติที่น่าสนใจ แต่ก็ไม่ได้ชนะผู้ชนะทั้งสองของ Editors 'Choice, Ascensio System OnlyOffice และ Microsoft SharePoint Online ในหมวดการจัดการเอกสาร

ติดตั้งตัวเลือกและราคา

มีตัวเลือกมากมายให้เลือกในแง่ที่สามารถติดตั้งและใช้งาน Dokmee ได้แม้ว่าจะต้องคำนึงถึงการพิจารณาที่สำคัญเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของคุณสมบัติและราคา โซลูชันระดับเริ่มต้น Dokmee Desktop มีไว้สำหรับผู้ใช้รายเดียวและมีฟังก์ชั่นพื้นฐานเช่นการจัดทำดัชนีไฟล์การจดบันทึกการติดตามข้อมูลเมตาผ่านช่องสำคัญและความสามารถในการสแกนบางอย่าง สามารถซื้อ Dokmee Desktop ได้ในราคา $ 249 จาก บริษัท

สำหรับ บริษัท ที่ต้องการลดขั้นตอนการติดตั้งให้น้อยที่สุด Dokmee Cloud ให้บริการ การตั้งราคา ตามข้อกำหนดของพื้นที่เก็บข้อมูล (จาก $ 29 ต่อเดือนหรือ $ 313 ต่อปีสำหรับ 10 กิกะไบต์ (GB) ทั้งหมดจนถึง $ 99 ต่อเดือนหรือ $ 1, 069 ต่อปีสำหรับ 100 GB) ใบอนุญาต Dokmee Cloud รองรับผู้ใช้คนเดียวโดยมีที่นั่งเพิ่มเติมให้คุณสำรองได้ 15 ดอลลาร์ต่อเดือนหรือ 162 ดอลลาร์ต่อปี สิ่งนี้อาจเริ่มเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วหากคุณไม่ระวังเพราะบริการ 10 GB ($ 313 ต่อปี) และผู้ใช้เพิ่มเติมสี่ราย ($ 162 ต่อปีคูณ 4) จะทำให้คุณกลับมา $ 961 ต่อปี การกำหนดราคาระดับนี้เป็นเรื่องยากที่จะพิจารณาแผน SharePoint Online ของ Microsoft สำหรับผู้ใช้ห้ารายเดียวกันจะมีค่าใช้จ่าย $ 300 ต่อปี ($ 5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน) ในขณะที่เสนอพื้นที่เก็บข้อมูล 1 เทราไบต์ (TB) ต่อผู้ใช้

ตัวเลือกในสถานที่ของ Dokmee Dokmee Professional และ Enterprise เป็นแอพพลิเคชั่นแบบดั้งเดิมที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้หลายคนจัดการและติดตามเอกสาร คุณสมบัติที่ใหญ่ที่สุดประโยชน์ของการเลือกหนึ่งในโซลูชั่น Dokmee ในสถานที่คือคุณได้รับความสามารถในการใช้หลายตู้เอกสาร ความสามารถนี้ให้เลเยอร์การจัดการพิเศษสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นความปลอดภัยการจัดเก็บและความสามารถในการค้นหา ความยืดหยุ่นเพิ่มเติมนี้มาพร้อมกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการดำเนินการติดตั้งและการจัดการเซิร์ฟเวอร์รวมถึงข้อกำหนดเบื้องต้นเช่น Microsoft SQL Server และบริการข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต Dokmee Professional edition มีคุณสมบัติคล้ายกับ Dokmee Cloud ซึ่งเพิ่มการเข้าถึง Software Development Kit (SDK) และความสามารถในการนำเข้าและส่งออกเอกสารด้วยข้อมูลเมตา (ในรูปแบบ XML) แต่สูญเสียการควบคุมเวอร์ชันเมื่อแก้ไขเอกสาร

Dokmee Enterprise เพิ่มความสามารถในการจัดการความปลอดภัยในระดับไฟล์และโฟลเดอร์นอกเหนือจากตู้เก็บไฟล์การสำรองข้อมูลอัตโนมัติการรวมเข้ากับ Microsoft Active Directory (AD) และ Optical Character Recognition (OCR) สำหรับเอกสารที่สแกน

Dokmee Professional และ Enterprise ยังมีความสามารถเช่นพอร์ทัลแบบอ่านอย่างเดียวและการนำเข้าไฟล์อัตโนมัติโดยใช้ Dokmee Sync แม้ว่าคุณสมบัติเหล่านี้เป็นโมดูลเพิ่มเติมที่ต้องซื้อแยกต่างหาก แม้แต่ฟีเจอร์ที่เราคิดว่าสำคัญ เอกสาร ฟังก์ชันการจัดการเช่นเวิร์กโฟลว์และการเก็บรักษาไฟล์มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โมดูล Dokmee ส่วนใหญ่ราคา 1, 500 ดอลลาร์เพื่อปลดล็อกแม้ว่าเวิร์กโฟลว์จะค่อนข้างชันที่ $ 3, 700

การกำหนดราคาสำหรับ Dokmee Professional ทำงานในละแวกใกล้เคียง $ 1, 500 ต่อเซิร์ฟเวอร์ในขณะที่ Dokmee Enterprise จะทำให้คุณใกล้ถึง $ 4, 500 ในทั้งสองกรณีคุณต้องซื้อสิทธิ์ใช้งานของผู้ใช้ซึ่งมีราคา $ 800 ต่อผู้ใช้งานพร้อมกันและลดลงเมื่อฐานผู้ใช้ของคุณเพิ่มขึ้น สิ่งสำคัญคือให้สังเกตว่าสิ่งเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียวซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องจ่ายค่าธรรมเนียมรายเดือนหรือรายปีสำหรับการใช้งาน อย่างไรก็ตามการบำรุงรักษาและการสนับสนุน (เช่นโทรศัพท์อีเมลและการเข้าถึงการอัปเดตซอฟต์แวร์) หลังจากปีแรกจะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มอีก 20 เปอร์เซ็นต์ของการซื้อใบอนุญาตเริ่มต้นของคุณเป็นประจำทุกปี Dokmee ยังเสนอโซลูชันคลาวด์ส่วนตัวเริ่มต้นที่ $ 250 ต่อเดือนซึ่งวาง Dokmee Professional หรือ Enterprise ในอินสแตนซ์เซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์ที่อุทิศให้กับการใช้งานของ บริษัท ของคุณในขณะที่ใช้ Dokmee สำหรับการจัดการแอพพลิเคชันและเซิร์ฟเวอร์

เริ่มต้นกับ Dokmee

การติดตั้ง Dokmee Enterprise นั้นเกี่ยวข้องกับการสร้างข้อกำหนดเบื้องต้นเช่นการติดตั้ง Microsoft SQL Server (รุ่นด่วนฟรีก็เพียงพอแล้ว) และบทบาทบริการข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต ข้อกำหนดเบื้องต้นเหล่านี้มีรายละเอียดอย่างชัดเจนในคู่มือการติดตั้ง Dokmee เมื่อสิ่งที่จำเป็นต้องมีเป็นที่พอใจและตัวติดตั้ง Dokmee ทำงานแล้วแอพเซิร์ฟเวอร์ Dokmee ก็สามารถเริ่มต้นได้

แอพเซิร์ฟเวอร์ Dokmee ให้คุณป้อนข้อมูลสิทธิ์การใช้งานกำหนดค่าการตั้งค่าแอพเช่น SQL Server หรือข้อมูลรับรอง AD และจัดการตำแหน่งที่เก็บไฟล์ งานของ Dokmee เช่นการสร้างตู้เอกสารการแก้ไขดัชนีฟิลด์และการจัดการด้านความปลอดภัยก็ทำจากแอพ Dokmee เซิร์ฟเวอร์เช่นกัน

เครื่องมือจัดการเอกสาร

เครื่องมือการจัดการเอกสารที่ไม่ได้อยู่เหนือโครงสร้างไฟล์และโฟลเดอร์ขั้นพื้นฐานไม่คุ้มค่าที่จะใช้เวลากับคุณและดอกคำมีคุณสมบัติบางอย่างที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น Dokmee สามารถกำหนดค่าให้ดูโฟลเดอร์ที่มีอยู่สำหรับเอกสารใหม่ซึ่งสามารถนำเข้าสู่ตู้เอกสาร Dokmee โดยอัตโนมัติเพื่อการจัดการ เพื่อให้การอัปโหลดอัตโนมัติทำงานได้ต้องสร้างความสัมพันธ์แบบ 1 ต่อ 1 ระหว่างโฟลเดอร์ไฟล์และโฟลเดอร์ Dokmee และต้องกำหนดเวลา น่าเสียดายที่มันเกี่ยวกับขอบเขตของการทำงานเนื่องจากคุณไม่สามารถควบคุมประเภทไฟล์ที่จะถูกดูดเข้ามาทางคุณลักษณะแม้ว่าคุณจะมีความสามารถในการเปิดใช้งาน OCR สำหรับไฟล์ที่นำเข้า

การเก็บรักษาไฟล์เป็นคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่จัดการกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือกฎหมายเช่น Sarbanes-Oxley Act และ Dokmee สนับสนุนความสามารถนี้ผ่านหนึ่งถ้าโมดูลเสริมของมัน การเก็บรักษาไฟล์สามารถกำหนดค่าต่อตู้เก็บเอกสารและคุณมีความสามารถในการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเช่นเดียวกับเขตข้อมูลดัชนีที่คำนวณระยะเวลาการเก็บรักษา ตัวเลือกการกำจัดยังสามารถกำหนดค่าได้ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเลือกวิธีจัดการกับไฟล์ที่หมดอายุไม่ว่าจะถูกย้ายหรือส่งออกและไม่ว่าจะถูกส่งไปยังคิวไฟล์ที่หมดอายุหรือลบอย่างถาวร ตัวเลือกการแจ้งเตือนสามารถกำหนดค่าได้เช่นกันซึ่งช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถรับการแจ้งเตือนขั้นสูงว่าไฟล์บางไฟล์กำลังจะหมดอายุ

เวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับระบบการจัดการเอกสารซึ่งสามารถช่วยในการบังคับใช้และปรับปรุงกระบวนการที่ทำให้ธุรกิจของคุณทำงานได้ การมีระบบที่สามารถทำการตัดสินใจโดยยึดตามข้อมูลเมตาของเอกสารแทนที่จะต้องการให้ผู้ใช้ดำเนินการเหล่านี้จะทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดความผิดพลาดจากมนุษย์และช่วยให้คุณดำเนินการตามกระบวนการเหล่านี้เมื่อผู้ใช้ไม่พร้อมใช้งาน แน่นอนว่าจะต้องมีการประกอบบางอย่างเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจของคุณ (ด้วยกระบวนการที่มีหลายขั้นตอนขนาดใหญ่ที่ต้องการการกำหนดค่าที่ซับซ้อนมากขึ้น) เวิร์กโฟลว์แบบง่ายจะมีคำสั่ง if / then สองสามข้อความตามด้วยการดำเนินการที่จะดำเนินการเช่นการย้ายเอกสารที่อื่นการส่งอีเมลการอัปเดตไปยังเขตข้อมูลดัชนีหรือหยุดเวิร์กโฟลว์ในเอกสาร

ทางเลือกในสถานที่ทำงานได้สำหรับธุรกิจขนาดกลาง

เป็นการยากที่จะแนะนำ Dokmee ผ่านทาง Microsoft SharePoint Online หรือ Ascensio System OnlyOffice เนื่องจากไม่สามารถเปรียบเทียบราคาหรือคุณสมบัติได้ ที่ไหนที่ Dokmee สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้นั้นอยู่ในสถานที่สำหรับ SMB ที่ลังเลเกี่ยวกับการใช้โซลูชันคลาวด์ Dokmee Professional และ Enterprise ต้องการบางส่วนจากผู้ดูแลระบบสำหรับการติดตั้งและกำหนดค่าเริ่มต้น แต่ในฐานะที่เป็นแพลตฟอร์ม Dokmee นั้นง่ายพอสำหรับผู้ใช้ปลายทางในการจัดการงานประจำวัน