7 วิธีในการทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้นในโครงการการทำงานเป็นทีม

สำหรับการจัดการกองโครงการที่มีจำนวนมากที่มีความยุ่งยากน้อยที่สุดคุณไม่สามารถทำได้ดีกว่าโครงการทีมเวิร์คซึ่งเป็นหนึ่งในตัวเลือกบรรณาธิการของเราสำหรับโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สปอร์ตอินเตอร์เฟซผู้ใช้ที่ทันสมัยและใช้งานง่าย (UI) และฟีเจอร์การตั้งค่าการทำงานที่ง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุดโครงการ Teamwork เป็นตัวเลือกที่ง่ายสำหรับการจัดระเบียบโครงการและทำงานเป็นทีม

เนื่องจากโปรเจ็กต์การทำงานเป็นทีมมีฟังก์ชั่นที่ยอดเยี่ยมเช่นนี้ธุรกิจอาจไม่ทราบว่ามีฟีเจอร์และการผสานรวมที่มีประโยชน์มากมายเพื่อปรับแต่งและทำให้ประสบการณ์การจัดการโครงการง่ายขึ้น เคล็ดลับเจ็ดข้อต่อไปนี้สามารถช่วยให้ทีมงานของคุณมุ่งเน้นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดทั้งบนเดสก์ท็อปและมือถือ

1. กอดแม่แบบ

เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการทำซ้ำและโครงการที่คล้ายกันโครงการการทำงานเป็นทีมช่วยให้คุณสามารถบันทึกโครงการใด ๆ เป็นแม่แบบ หากต้องการคัดลอกโครงการและกำหนดเป็นเทมเพลตให้คลิกปุ่มตัวเลือกในหน้าภาพรวมของโครงการใด ๆ และเลือก "คัดลอก / ย้ายโครงการนี้" จากตรงนั้นคุณสามารถเปลี่ยนชื่อโครงการเป็นเทมเพลตชนิดใดประเภทหนึ่งหรือเปลี่ยนวันที่เริ่มต้นและอัปเดตแต่ละไอเท็มเพื่อเปลี่ยนเฟรมเวิร์กโครงการนั้นเป็นโครงการถัดไปของคุณโดยตรง

คุณยังสามารถบันทึกรายการงานเป็นเทมเพลต ภายในรายการงานใด ๆ ในโครงการทีมเวิร์คคุณสามารถคลิกเข้าไปที่ตัวเลือกและเลือกเทมเพลตเพื่อบันทึกรายการงานนั้นเป็นเทมเพลต (พร้อมด้วยหมายเหตุเกี่ยวกับกรณีการใช้งานของรายการ) เมื่อสร้างเทมเพลตรายการงานคุณยังสามารถกำหนดได้ว่าคุณต้องการรวมงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วหรือไม่และตัดสินใจว่าควรเป็นเทมเพลตสาธารณะหรือเทมเพลตส่วนตัวสำหรับ บริษัท ของคุณเท่านั้น ในการเพิ่มรายการงานนั้นให้กับโครงการใหม่หรือที่มีอยู่ให้เลือกรายการงานใหม่และคลิกที่แท็บขั้นสูงเพื่อดูเทมเพลตที่มีอยู่

2. ติดแท็กทุกอย่าง

อีกวิธีหนึ่งที่การทำงานเป็นทีมโครงการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ คือการให้คุณเลือกที่จะติดป้ายทุกแง่มุมของโครงการ การทำงานเป็นทีมเมื่อเร็ว ๆ นี้ได้เปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ที่เรียกว่าแท็กงานซึ่งเข้าถึงได้ผ่านไอคอนแท็กที่ด้านขวาสุดของโครงการใด ๆ ในรายการ สิ่งนี้จะดึงรายการแท็กที่มีรหัสสีรวมถึงอนุมัติอนุมัติปฏิเสธออกใบแจ้งหนี้เพื่อการตรวจสอบหรือรอดำเนินการ คุณยังสามารถเพิ่มแท็กงานที่กำหนดเองติดป้ายกำกับโครงการด้วยหลายแท็กหรือรวมแท็ก คุณลักษณะนี้ยังรวมถึงการตั้งค่าการดูแลระบบเพื่อกำหนดว่าเฉพาะผู้ดูแลระบบหรือสมาชิกทีมทุกคนสามารถสร้างแท็กได้

งานไม่ใช่องค์ประกอบโครงการเพียงอย่างเดียวการทำงานเป็นทีมโครงการช่วยให้คุณแท็ก แพลตฟอร์มนี้ยังมีตัวเลือกในการแท็กไฟล์ลิงก์ข้อความเหตุการณ์สำคัญสมุดบันทึกหรือฉายภาพด้วยตนเอง การแท็กทำงานในลักษณะเดียวกัน: เพียงวางเมาส์เหนือไฟล์กำหนดเหตุการณ์สำคัญหรือโปรเจ็กต์ใด ๆ เลือกไอคอนแท็กและเลือกแท็กที่มีอยู่หรือสร้างแท็กใหม่

3. ปิดเสียงรบกวน

สำหรับโครงการที่ยุ่งเป็นพิเศษอาจเป็นหนึ่งในหลาย ๆ ทีมที่มีการเชื่อมต่อกันและมีข้อความและการอัพเดทใหม่ ๆ อยู่เสมอผู้ใช้อาจต้องการปิดการแจ้งเตือนเพื่อที่จะแยกแยะกล่องจดหมายเข้า ในการปิดการแจ้งเตือนโครงการประเภทใดประเภทหนึ่งให้เลือกแก้ไขรายละเอียดของฉันภายใต้โปรไฟล์ของคุณและภายใต้การตั้งค่าปิดการตั้งค่าเพื่อรับอีเมลที่เสร็จสมบูรณ์ของงานอีเมลอัปเดตสถานะ "เพิ่มเป็นผู้ติดตาม" เป็นต้น สำหรับตัวคุณเองในโครงการเฉพาะเท่านั้นโดยไปที่แท็บผู้คนในโครงการและเลือกไอคอนจดหมายถัดจากชื่อของคุณ เมื่อเปลี่ยนเป็นสีแดงคุณจะไม่ได้รับการแจ้งเตือนสำหรับโครงการนั้นอีกต่อไป

การทำงานเป็นทีมยังได้เปิดตัวคุณลักษณะใหม่เมื่อปีที่แล้วที่เรียกว่าตัวกรองซึ่งสามารถช่วยในการแยกแยะโครงการงานหรือแผงควบคุมหลักนอกเหนือจากการแจ้งเตือน โดยการพิมพ์คำหลักลงในแถบตัวกรองที่ด้านขวาบนของแผงควบคุมเค้าโครงนั้นจะปรากฏขึ้นพร้อมกับผลลัพธ์ที่มีคำหลักนั้นเท่านั้น ตัวกรองยังสามารถค้นหาด้วยแท็กเฉพาะเพื่อดูโครงการในระยะเวิร์กโฟลว์เฉพาะหรือโดยผู้ใช้เฉพาะเพื่อติดตามปริมาณงานและความคืบหน้าปัจจุบันของสมาชิกทีม แถบตัวกรองใช้งานได้กับไฟล์ข้อความและสมุดบันทึก

4. ใช้ทางลัด

โครงการการทำงานเป็นทีมรวมถึงแป้นพิมพ์ลัดในตัวเพื่อประหยัดเวลาในการดำเนินการทั่วไป สิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดคือ:

• แก้ไขภารกิจปัจจุบันที่เมาส์วางอยู่เหนือ
• บันทึกการประทับเวลาของงานปัจจุบันที่เมาส์วางอยู่
• เริ่มจับเวลาในงานปัจจุบัน
• แนบไฟล์กับงานที่เมาส์ค้างอยู่อย่างรวดเร็ว
• สร้างการแจ้งเตือนอย่างรวดเร็วสำหรับงาน
• ปิด / ยกเลิกกล่องโต้ตอบที่เปิดอยู่ใด ๆ
• เปิดแผนภูมิ Gantt ในแท็บงานของโครงการ
• เน้นที่ช่องค้นหาเพื่อป้อนข้อมูลการค้นหาทันที
• เปิดเมนู "เพิ่มด่วน" ที่ด้านซ้ายบน
• เปิดเมนู "สลับโครงการ"
• มีทางลัดอื่น ๆ มากมายในฐานความรู้โครงการการทำงานเป็นทีม

5. รับส่วนช่วยเหลือที่เกี่ยวข้อง

โปรเจ็กต์การทำงานเป็นทีมผสานรวมกับโซลูชันโต๊ะทำงานช่วยเหลือของ บริษัท ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเพิ่มงานเดสก์ท็อปในโครงการ หากต้องการเปิดใช้งานการรวมจาก Teamwork Desk ให้ไปที่การตั้งค่าจากแผงควบคุมหลัก เลือกเพิ่มงานเพื่อเลือกโครงการและรายการงานโดยตรงจากโครงการทีมเวิร์ค จากนั้นจะปรากฏเป็นไอคอนโต๊ะทำงานเป็นทีม เมื่อเปิดใช้งานผู้ใช้การทำงานเป็นทีมสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะต่างๆของโต๊ะทำงานเช่นกล่องรับข้อความอัจฉริยะเพื่อเปลี่ยนปัญหาลูกค้าเป็นตั๋วซึ่งสามารถเปลี่ยนเป็นโครงการและเสร็จสมบูรณ์ในโครงการการทำงานเป็นทีม

6. ใช้ประโยชน์จากแอพมือถือ

หนึ่งในการพัฒนาที่สำคัญของ Teamwork Projects ในช่วงสองปีที่ผ่านมาคือแอพ Android และ iOS ผลลัพธ์ที่ได้คือประสบการณ์การใช้งานแอพที่ดีงามซึ่งครอบคลุมโครงการ Teamwork และคุณลักษณะบางอย่างของ Teamwork Desk และ Teamwork Chat แอพ Android และ iOS มีประโยชน์สำหรับการเริ่มต้นหรือบันทึกความคืบหน้าขององค์ประกอบหลักของ Teamwork Projects และเมื่อเร็ว ๆ นี้ บริษัท ได้ติดตั้งปุ่ม Quick Add สำหรับแอพ iOS เพื่อเพิ่มภารกิจเหตุการณ์สำคัญเขียนข้อความบันทึกเวลาหรืออัพโหลด ไฟล์. คุณสามารถจัดการสมาชิกทีมและสถานะในโครงการและเริ่มการแชทโดยตรงในแอพกับผู้ใช้รายอื่น เมื่อสร้างงานคุณสามารถกำหนดให้กับตัวเองได้อย่างรวดเร็วด้วยการปัดไปทางขวา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดค่าการแจ้งเตือนทั้งภายในแอพสำหรับโครงการเฉพาะและในการตั้งค่าสมาร์ทโฟนของคุณ (เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการแจ้งเตือนแบบพุชที่คุณต้องการเท่านั้น)

7. ขอในส่วนต่อขยายและการรวมระบบ

การทำงานเป็นทีมได้เพิ่มการผนวกรวมและส่วนขยายที่มีประโยชน์มากมายเพื่อปรับปรุงความสามารถในการจัดการโครงการบนมือถือและทำให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้นบนเดสก์ท็อป Mobile Share Extension สำหรับแอพ Android และ iOS ช่วยให้ผู้ใช้แชร์รูปภาพไฟล์ PDF หรือไฟล์ประเภทอื่น ๆ ไปยังบัญชีโครงการ Teamwork ด้วยการปัดและอัพโหลดอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังมีการรวม iPhone ที่เรียกว่าวันนี้ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการงานหรือเวลาจากแท็บวันนี้บนหน้าจอล็อค iPhone

ใช้ส่วนขยายเบราว์เซอร์ Google Chrome เพื่อเพิ่มงานสร้างโครงการเวลาเข้าสู่ระบบและตัวเลือกอื่น ๆ จากเบราว์เซอร์โดยตรงโดยไม่ต้องให้ผู้ใช้เปิดโครงการทำงานเป็นทีม เพิ่มโครงการการทำงานเป็นทีมสำหรับ Chrome จาก Chrome เว็บสโตร์เพื่อติดตั้งส่วนขยายและหลังจากเข้าสู่ระบบส่วนขยายจะเปิดกล่องป๊อปอัปเพื่อเพิ่มโครงการงานใหม่ ฯลฯ เมื่อสร้างรายการใหม่เบราว์เซอร์ช่วยให้คุณกำหนด ผู้ใช้ประเภทของการแจ้งเตือนและระดับความสำคัญสูงในการตั้งค่างานที่กำหนด การทำงานเป็นทีมนำเสนอรายการรวมอื่น ๆ ของบุคคลที่สามเช่น Xero และ Zendesk