7 เคล็ดลับสำหรับการเพิ่มผลผลิตโดยใช้ office 365

Office 365 เป็นผลิตภัณฑ์เชิงพาณิชย์ที่เติบโตเร็วที่สุดของ Microsoft และปัจจุบันเป็นแอปพลิเคชั่นหมายเลขหนึ่งที่ปรับใช้ในองค์กร Microsoft เมื่อต้นปีนี้ประกาศว่าขณะนี้ Office 365 มีผู้ใช้งานธุรกิจเกือบ 50 ล้านรายต่อเดือน และตามรายงานผลประกอบการล่าสุดของ Microsoft Office 365 ยังคงเป็นธุรกิจที่ทำกำไรได้มากที่สุดและผลิตภัณฑ์เพิ่มผลผลิต

ในฐานะองค์กรและธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดเล็ก (SMB) ย้ายไปยัง Office 365 และ Office 2016 พวกเขากำลังเผชิญกับความท้าทายในการย้ายไปใช้เทคโนโลยีใหม่ในขณะที่ต้องรับมือกับระบบเดิมและการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่สำคัญสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการในลักษณะเดียวกันมานานหลายปี เพียงเพราะ บริษัท ซื้อ Office 365 ไม่ได้หมายความว่าพนักงานของพวกเขาใช้ประโยชน์จากมันเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มผลผลิต การให้พนักงานเปลี่ยนสิ่งที่พวกเขาเคยเป็นสิ่งที่ท้าทายและเป็นการลงทุนเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการยอมรับของผู้ใช้เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง

MessageOps ซึ่งเป็นบริการ Office-based Office 365 บนระบบคลาวด์และการแชร์เอกสาร Microsoft Azure จัดเตรียมการฝึกอบรมการนำไปใช้และบริการการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนไปใช้ Office 365 บนคลาวด์ Azure Chris Pyle ซีอีโอของ MessageOps บอกกับ PCMag ว่า Office 365 ทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องง่าย แต่หากไม่มีกลยุทธ์ที่ชัดเจนในการผลักดันการนำไปใช้ธุรกิจต่างๆไม่สามารถและจะไม่ปล่อยคุณค่าทางธุรกิจแบบเต็มของแพลตฟอร์ม

"ด้วยการแลกเปลี่ยนและ SharePoint คุณไม่จำเป็นต้องรู้วิธีตั้งค่ากำหนดค่าจัดการจัดการทำซ้ำซ้อนและทำให้เข้าถึงได้" Pyle กล่าว "ด้วย Office 365 สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่มข้อมูลและผู้ใช้ของคุณทำให้คุณมีสภาพแวดล้อมขององค์กรที่พร้อมใช้งานและพร้อมใช้งานอย่างเต็มที่สภาพแวดล้อมนี้สามารถเข้าถึงได้จากทุกหนทุกแห่งอย่างปลอดภัยโดยไม่มีประสบการณ์การใช้งานเพียงเล็กน้อย สภาพแวดล้อมเช่นเดียวกับ บริษัท Fortune 500 โดยไม่ต้องลงทุนในทรัพยากรด้านเทคนิคที่มีการฝึกอบรมสูงและมีราคาแพงนอกจากนี้พวกเขายังสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่ Office 365 เสนอให้กับ บริษัท ทุกแห่งไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ "

Pyle ให้คำแนะนำและเคล็ดลับ 7 ข้อเพื่ออำนวยความสะดวกในการนำไปใช้ Office 365 ที่มีประสิทธิภาพและวิธีการใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจสูงสุดเมื่อทำโครงการให้เสร็จ

1. การแปลงจากบนลงล่าง

เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนผ่าน Office 365 เป็นไปอย่างราบรื่น Pyle จึงจำเป็นต้องมีการซื้อแบบเป็นผู้นำ “ หากพนักงานไม่เห็นการส่งเสริมและการใช้แพลตฟอร์มที่สูงขึ้นพวกเขาก็จะไม่ทำเช่นนั้น” Pyle กล่าว "เช่นเดียวกับที่ผู้นำเป็นตัวอย่างที่ดีดังนั้น 'ผู้ชนะ' หรือ 'ผู้ใช้ที่มีอำนาจ' ภายในทีมเหล่านี้คือพนักงานที่ไม่พอใจกับสถานะที่เป็นอยู่และรู้สึกตื่นเต้นอย่างมากเกี่ยวกับศักยภาพของ Office 365"

2. การศึกษาและการฝึกอบรม

ผู้นำระดับผู้บริหารของ บริษัท ไม่สามารถคาดหวังให้พนักงานใช้ประโยชน์จาก Office 365 ได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องฝึกอบรมและให้ความรู้ที่เหมาะสม Pyle แนะนำให้ บริษัท รวบรวมห้องสมุดวิดีโอของวิดีโอการเรียนรู้ที่“ ว่าง” หนึ่งนาทีหรือสองนาทีเป็นวิธีที่สะดวกและมีประสิทธิภาพในการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง “ การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกับการทำให้การเดินทางเป็นเรื่องสนุก” Pyle กล่าว

3. โอบกอด Office 2016

การเปิดตัว Office 2016 ทำให้ระบบคลาวด์สามารถเข้าถึงได้มากขึ้น มีการรวมระบบคลาวด์มากขึ้นหมายถึงตัวเลือกการเชื่อมต่อที่ขยายเพิ่มเติม "OneDrive และ SharePoint ในคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถบันทึกและแชร์ไฟล์ไปยังคลาวด์ได้อย่างง่ายดายและง่ายดาย" Pyle กล่าว "เรามองว่า Office 2016 เป็นอีกหนทางหนึ่งสำหรับธุรกิจในการเพิ่มมูลค่าการลงทุน Office 365 ของพวกเขาพวกเขาสามารถใช้ทรัพยากรที่พวกเขาซื้อกับ Office 365 ซึ่งรวมถึง Office 2016 สำหรับผู้ใช้ E3 เช่นเดียวกับคุณสมบัติใหม่หรือรุ่นใหม่ แน่นอนว่าจะมีช่วงการเรียนรู้ที่เกี่ยวข้องในการค้นหาตัวเลือกและการตั้งค่าทั้งหมดของคุณ "

4. รักษาความปลอดภัยไว้ในใจ

ขณะนี้ Office 365 ครอบคลุมมากกว่าหนึ่งโหลแอปพลิเคชันรวมถึง OneDrive, OneNote, Outlook, Sway และ Yammer แต่ Pyle เน้นถึงความสำคัญของความปลอดภัยของข้อมูลเมื่อทำงานกับแอปพลิเคชันเหล่านี้ "การเพิ่มและทำให้แอปพลิเคชันเหล่านี้สามารถใช้งานได้อย่างตรงไปตรงมาผู้ใช้สามารถแชร์ภายในด้วยการคลิกขวา 'แชร์กับ' และแม้แต่ไปจนถึงไฟล์ร่วมเขียนใน Word, Excel และ PowerPoint" Pyle กล่าว "Office 365 ใช้ Azure Active Directory เพื่อความปลอดภัย แต่องค์กรควรระวังเมื่อวางแผนที่จะย้ายข้อมูลที่สำคัญออกจากการควบคุมโดยตรง Microsoft ยังได้เพิ่มการป้องกันการสูญเสียข้อมูลสำหรับทั้ง SharePoint และ Exchange เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยเพิ่มเติม ด้วยสิ่งใหม่ความเข้าใจด้านความปลอดภัยที่เฉพาะเจาะจงควรอยู่ในใจคุณเสมอ "

5. MDM และผลิตภาพเคลื่อนที่

Pyle ชี้ให้เห็นถึงความสามารถในการใช้งานมือถือของ Office 365 โดยเฉพาะความสามารถในการช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวม "Office 365 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทรัพยากรของพวกเขาได้ง่ายขึ้นจากทุกที่โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการเชื่อมต่อและความปลอดภัย" Pyle กล่าว "ตัวอย่างเช่นผู้ใช้สามารถเข้าถึงแอปพลิเคชัน Office บนแท็บเล็ตและโทรศัพท์ของพวกเขาและตอนนี้การจัดการอุปกรณ์มือถือ (MDM) รวมอยู่ใน Office 365 สำหรับอุปกรณ์มือถือทั้งหมดสุดท้ายซอฟต์แวร์ -as-a-Service (SaaS) เปลี่ยนความรับผิดชอบจากผู้บริโภค แก่ผู้ขาย (ในกรณีนี้ Microsoft) ในแง่ที่ว่าถ้ามันไม่ทำงานตามที่ต้องการคุณเพียงแค่ปิดบริการและหยุดจ่ายเงิน "

6. ความร่วมมือภายใน

Pyle กล่าวหนึ่งในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขั้นสูงที่สุดของ Office 365 คือความสามารถในการทำงานร่วมกันภายในที่ OneDrive for Business (OD4B) และ SharePoint (SP) ใช้ร่วมกัน "ผู้ใช้สามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังไลบรารีเอกสารคลิกที่เอกสารแชร์กับผู้ใช้หรือกลุ่มรวมทั้งทำงานร่วมกันบนเอกสารในเวลาเดียวกัน" Pyle กล่าว

"สิ่งที่แนบมานั้นมีความท้าทายสำหรับทุกองค์กรเนื่องจากผู้ใช้ดูเหมือนจะใช้อีเมลเป็นตู้เก็บเอกสารของพวกเขา SP และ OD4B เปิดใช้งานการใช้ 'ลิงก์' กับไฟล์ซึ่งต่างจากสิ่งที่แนบมาและทั้งใน OWA และ Exchange โดยใช้เครื่องมือ MessageOps 'แนบ' แต่ให้ตัวเลือกในการอัปโหลดไปยัง OD4B และลิงก์การแบ่งปันซึ่งจะเพิ่มการกำหนดรุ่นและการทำงานร่วมกันโดยใช้กระบวนการที่ผู้ใช้คุ้นเคยการใช้ OD4B และ SP ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานบนอุปกรณ์ใด ๆ ได้อย่างปลอดภัย แอพยอดนิยมและความสามารถในการตรวจสอบแก้ไขและอัปโหลดการเปลี่ยนแปลงในครั้งต่อไปที่ผู้ใช้ออนไลน์ "

7. Skype สำหรับธุรกิจ

Pyle กล่าวว่า Skype for Business นำเสนอฟังก์ชันการทำงานที่ยอดเยี่ยมของ Office 365 สำหรับการประชุมผ่านวิดีโอการประชุมออนไลน์และการส่งข้อความทันทีเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจทุกขนาด "ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อผ่าน Skype คุยกลับไปกลับมาผ่านพีซีหรือบนโทรศัพท์และทำการแก้ไขไฟล์พร้อมกันหรือตามลำดับด้วยความสามารถในการย้อนกลับไปสู่เวอร์ชันก่อนหน้าตามต้องการ" เขากล่าว