การพุชสำหรับอีเมลศูนย์

สารบัญ

• Push for Zero Email
• การสื่อสาร Sans อีเมล์

ในปี 2554 ธีรี่ร์เบรตตันซีอีโอและประธานของ Atos จากฝรั่งเศสกล่าวอย่างกล้าหาญว่าเขาวางแผนที่จะกำจัดอีเมล บริษัท ภายในสามปี ความคิดดังกล่าวก่อให้เกิดความขัดแย้งมากเท่ากับชื่อเสียง ตอนนี้สามปีขึ้นไปแล้ว ดังนั้น บริษัท ทำอย่างไร

ฉันติดต่อกับ Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager ที่ Atos ทางโทรศัพท์เพื่อดูว่า บริษัท ทำเครื่องหมายได้หรือไม่ Bovens อธิบายว่าการผลักดันไปยังอีเมลที่เป็นศูนย์นั้นเป็นส่วนหนึ่งของการมุ่งเน้นไปที่การดูแลสุขภาพของพนักงาน ผู้คนที่ Atos (เหมือนกับคนอื่น ๆ ที่อยู่หน้าสถานีคอมพิวเตอร์ทั้งวัน) รู้สึกสับสนทางอีเมลหรืออย่างแม่นยำมากขึ้นจากข้อมูลที่เกินที่อีเมลทำ

Atos นั้นไม่ใช่การเริ่มต้นเล็ก ๆ บริษัท มีพนักงานมากกว่า 76, 000 คนใน 52 ประเทศ Atos เป็น บริษัท ให้บริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศระดับโลกที่ทำงานกับธุรกิจที่กว้างขวางทุกอย่างตั้งแต่อุตสาหกรรมธนาคารจนถึงการป้องกันและรักษาความปลอดภัย คุณจะรับคนเหล่านั้นทั้งหมดด้วยงานที่หลากหลายที่พวกเขาดำเนินการได้อย่างไรห่างจากการสื่อสารกับคนอื่นทางอีเมล

Jill Duffy: เป็นปี 2011 เมื่อ Atos ประกาศเป้าหมายที่จะกำจัดอีเมลภายในทั้งหมดภายในสามปี ตอนนี้เครื่องหมายสามปีผ่านไปแล้วและฉันก็สงสัยว่า: มันเป็นยังไงบ้าง?

Marc Bovens: ช่วงเวลาสามปีสิ้นสุดเมื่อต้นปีในเดือนกุมภาพันธ์ เราบรรลุเป้าหมายที่สำคัญบางประการสำหรับโปรแกรมซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการจัดการกับการโอเวอร์โหลดข้อมูล

เราได้เผยแพร่และสื่อสารแล้วว่าเราได้รับอีเมลลดลง 60% และแน่นอนว่าสิ่งนี้ได้รับการชดเชยด้วยการทำงานในวิธีที่ต่างกันและใช้ชุดเครื่องมือใหม่ถัดจาก Outlook สำหรับอีเมล

JD: คุณช่วยบอกฉันเกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านั้นที่คุณใช้อยู่ได้ไหม?

MB: ใช่ มันเป็นการรวมกันของเครื่องมือ เราเรียกมันว่า ZEN: Zero Network Network อันที่จริงแล้วมันเป็นการนำ Microsoft SharePoint มาใช้ร่วมกับ Lync [เครื่องมือสื่อสารออนไลน์จาก Microsoft] รวมกับซอฟต์แวร์ชิ้นหนึ่งชื่อว่า BlueKiwi ซึ่งเป็น บริษัท ที่เราซื้อมาในปี 2555 มันให้บริการเครือข่ายสังคมออนไลน์

เห็นได้ชัดว่าทั้งสามนี้มีการบูรณาการที่ดี ตัวอย่างเช่นจากภายในแพลตฟอร์ม ZEN-BlueKiwi เราได้รวม Lync เข้าด้วยกัน ผู้คนสามารถคลิกที่รูปภาพและเริ่มส่งข้อความด่วนหรือโทรผ่านอินเทอร์เน็ต เรามีการบูรณาการที่ดีระหว่างชุมชนและไซต์ SharePoint เพื่อให้ผู้คนสามารถเชื่อมต่อกับชุมชนการทำงานร่วมกัน BlueKiwi ได้อย่างง่ายดาย

เพื่อตอบคำถามเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่เป็นขั้นตอน [ของการเปิดตัวสำหรับแผนอีเมลศูนย์] ในปีแรกเราใช้เวลามากมายกับสิ่งที่เราเรียกว่า "มารยาททางอีเมล" เราเริ่มฝึกทีมผู้บริหารด้วย

JD: เมื่อคุณพูดว่า "มารยาททางอีเมล" คุณหมายถึงเมื่อมันเหมาะสมกับเมื่อไม่เหมาะสมที่จะใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารหรือไม่?

MB: ถูกต้อง ในทางบวกเราต้องการสร้างแรงจูงใจให้ผู้คนสำหรับการพูดคุยแบบตัวต่อตัวเช่นเมื่อเหมาะสมที่สุด เรามีการยอมรับ Lync ที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก ผู้คนเริ่มใช้การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจริงๆ แต่ยังรวมถึงการแบ่งปันแอปพลิเคชันและการประชุมทางวิดีโอผ่าน Lync จริงๆแล้วมันเป็นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมโดยใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับแอปพลิเคชันที่เหมาะสม

JD: คุณคิดว่ามันเปลี่ยนวัฒนธรรมของ บริษัท อย่างไร?

MB: การกลายเป็นลูกค้าได้ง่ายกว่ามาก ๆ Atos อย่างที่คุณรู้เป็น บริษัท ใหญ่จริงๆ เราเติบโตขึ้นอย่างมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมาโดยการซื้อกิจการ เรามุ่งเน้นไปที่สิ่งที่เราเรียกว่ารายได้ที่เกิดขึ้นประจำดังนั้นผู้ติดต่อในระยะยาว [ย้ายไปใช้เครื่องมือสื่อสารอื่น ๆ ] นี้ได้นำระดับใหม่มาสู่การมุ่งเน้นลูกค้า ทำไม? เพราะตอนนี้เป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่จะตั้งค่าชุมชนของลูกค้าและมีการทำงานเป็นทีมทั่วโลกเพื่อจัดการกับความท้าทายของลูกค้าในชุมชน ในอดีตผ่านทางอีเมลคุณจะได้รับอีเมลที่ไม่จำเป็นเช่นที่เกิดจากคนที่ทำงานร่วมกันไม่เต็มที่ นั่นคือผลลัพธ์สำคัญอย่างหนึ่งของโปรแกรมนี้

อีกอันคือเราทำให้ Atos เล็กอีกครั้ง ความจริงง่ายๆที่คุณมีรายการของโปรไฟล์ที่ผู้คนเก็บรักษาไว้ในเครือข่ายโซเชียลขององค์กรรวมกับการมีอยู่ของ Lync ทำให้ค้นหาเพื่อน ๆ ของคุณเพื่อเริ่มการสนทนาได้ง่ายขึ้นหรือเข้าร่วมชุมชนที่คุณคิดว่าเป็น น่าสนใจ ดังนั้นมันจึงทำให้ Atos เล็กและสร้างความไว้วางใจ

เรามีผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากในโดเมนที่แตกต่างกัน แต่พวกเขากระจัดกระจายไปทั่วโลก เป็นเรื่องง่ายสำหรับคนที่จะทำงานร่วมกันเมื่อคุณมีความเชื่อมั่นในความสัมพันธ์เล็กน้อยเข้าใจความเชี่ยวชาญของกันและกันและสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้นำมาซึ่งสิ่งนี้ - และบางทีฉันก็เศร้าใจเกินไป - แต่มันนำความรู้สึกอบอุ่นกลับคืนมาของ บริษัท ที่ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันได้ นั่นไม่ใช่สิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยอีเมลหรือ SharePoint

มันเป็นผลมาจากวิธีการที่เราทำมันซึ่งยังคงไม่เหมือนใคร บริษัท หลายแห่งได้เริ่มโครงการความร่วมมือทางสังคม พวกเขาเป็นนักบิน จากนั้นพวกเขาก็ทำอีกหนึ่งนักบินและพวกเขาก็พยายามที่จะขยายออกไปจนจบท้ายด้วยการยอมรับทั่วทั้ง บริษัท แต่เราได้ทำมันแตกต่างกัน เราใช้เวลามากมายในการเริ่มต้นอธิบายกับคนที่เราต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานร่วมกันของเราที่เราต้องการตัวอย่างเช่นสำหรับผู้จัดการเพื่อเปลี่ยนรูปแบบการจัดการของพวกเขา

เรามีโปรแกรมการฝึกอบรมที่ยิ่งใหญ่สำหรับผู้บริหารที่จะเข้าใจถึงประโยชน์ของการทำงานร่วมกันและสำหรับพวกเขาที่จะทำงานอย่างชาญฉลาดในบริบทของการทำงานร่วมกันในชุมชนในเครือข่ายสังคมขององค์กร

JD: เมื่อคุณตัดสินใจที่จะลดอีเมลภายในและฉันยินดีที่จะรับฟังร้อยละ 60 นั่นเป็นตัวเลขที่น่าประทับใจจริง ๆ อะไรคือแรงผลักดันเริ่มแรกที่ทำสิ่งนี้

MB: มันเป็นสิ่งที่เราเรียกโปรแกรม หนึ่งในความทะเยอทะยานของ Atos ก็คือการเลื่อนอันดับในการเป็นที่ทำงานที่ยอดเยี่ยมโดยใช้เวลาและความสนใจในสิ่งที่ต้องปรับปรุงโดยอิงจากข้อมูลที่ป้อนเข้าและข้อเสนอแนะที่ได้รับจากพนักงานของเรา

ในเวลานั้นเราได้รับสัญญาณที่ชัดเจนว่าอีเมลกำลังเป็นปัญหาหรืออาจไม่ใช่ "อีเมล" แต่เกิดจากอีเมลมากเกินไป

การใช้อีเมลในทางที่ผิดเหล่านี้ส่งผลให้คนไม่สบายใจมาก จำนวนเวลาที่ผู้คนใช้จ่ายผ่านอีเมลกำลังใกล้เข้ามาในทีมของเราบางเวลา 30 หรือ 40 เปอร์เซ็นต์ของเวลา บริษัท !

เมื่อรวมกับความจริงที่ว่าเราเริ่มถามคำถามทุกประเภทเช่น "คุณคิดว่านี่เป็นเวลาที่ดีหรือไม่?" เพราะอาจไม่ใช่ปัญหาที่เราใช้เวลา 40 เปอร์เซ็นต์ในการทำงานกับอีเมลและเรียงลำดับอีเมลและตอบกลับอีเมล แต่โดยทั่วไปสิ่งนี้ถือได้ว่าไม่มีประโยชน์ส่วนใหญ่

ดังนั้นที่นี่เราคือผู้บริหารของ บริษัท ขนาดใหญ่และพนักงานของคุณอธิบายว่าร้อยละ 40 ของสิ่งที่พวกเขาทำมีปัญหาในแง่ของมูลค่าให้กับ บริษัท