จัดระเบียบ: การใช้อาสนะในธุรกิจ

สารบัญ

• จัดระเบียบ: การใช้อาสนะในธุรกิจ
• Get Organized: Asana in Business ดำเนินการต่อ

เนื่องจากอีเมลและการประชุมยังคงเสียเวลาธุรกิจและทีมในธุรกิจต่างก็หมดหวังที่จะหาวิธีการทำงานแบบใหม่ที่พึ่งพาปีศาจทั้งสองตัวน้อยลง “ อาสนะหรือหน้าอก” มาร์คอาร์โนลด์ซีอีโอของ Nyaya Health ซึ่งเป็นองค์กรไม่หวังผลกำไรที่กล่าวเสริมว่ามีประสิทธิภาพในวัฒนธรรมของ บริษัท ในนามของการให้บริการด้านสุขภาพแก่ประชาชนชาวเนปาลในชนบท Nyaya Health ใช้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์และเครื่องมือการจัดการโครงการที่เรียกว่าอาสนะในทุกด้านของธุรกิจ พวกเขาใช้เพื่อติดตามแคมเปญระดมทุนวางแผนวิธีการรับผู้ป่วยจากชนบทเนปาลไปยังโรงพยาบาลในกาฐมา ณ ฑุและใช้เพื่อทดสอบความรู้ทางคอมพิวเตอร์ของผู้สมัครงาน

"อีเมลเป็นเครื่องมืออันดับหนึ่งที่ผู้คนหยุดใช้ภายใน บริษัท เมื่อเริ่มใช้อาสนะ" เคนนีแวนแซนต์ผู้ดูแลธุรกิจและการดำเนินงานที่อาสนะกล่าว ประสบการณ์ของอาร์โนลด์ยืนยันสิ่งนี้: อีเมลภายในของเขาในตอนนี้ทำขึ้นเพียงประมาณ 20 เปอร์เซ็นต์ของข้อความของเขาและข้อความเหล่านั้นจำนวนมากเป็นเพียงเพื่อความสนุกสนาน งานและการสื่อสารที่แท้จริงเกิดขึ้นในอาสนะ

แม้ว่าฉันจะใช้อาสนะกับตัวเองบ้าง แต่ฉันก็ต้องการสำรวจว่ามันสามารถใช้ในธุรกิจเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารและทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร ฉันไปเยี่ยม Arnoldy และผู้ช่วยผู้บริหาร Monica Landy ที่สำนักงานใหญ่ในนิวยอร์กของ Nyaya Health เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำงานของเครื่องมือในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจจริง

อาสนะคืออะไร

เพื่ออธิบายอาสนะใช้เวลาแกะกล่องสำหรับผู้ที่ไม่เคยใช้มัน เป็นส่วนหนึ่งของรายการที่ต้องทำและเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ซับซ้อนบางส่วน คุณสามารถใช้มันสำหรับการจัดการโครงการหรือสำหรับการติดตามผู้สมัครพนักงานผ่านกระบวนการจ้างงาน มันเปิดกว้างและยืดหยุ่นได้ในลักษณะเดียวกับที่ Evernote ใช้ซึ่งบางครั้งหมายความว่าผู้ใช้ครั้งแรกที่เข้ามาดูกระดานชนวนว่างเปล่าไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอย่างไร แต่เมื่อคุณอยู่ในนั้นอาสนะเช่น Evernote จะกลายเป็นสิ่งที่คุณต้องการ

อาสนะอาศัยอยู่ในคลาวด์และอินเทอร์เฟซหลักออนไลน์ (ที่ asana.com) มีแอพมือถืออยู่บ้าง แต่เว็บอินเตอร์เฟสนั้นดีกว่าและมีความสามารถมากกว่า อาสนะฟรีสำหรับการทำงานร่วมกันสูงสุด 15 คนโดยมีบัญชีแบบชำระเงินเริ่มต้นที่ $ 50 ต่อเดือนและจะเพิ่มขึ้นจากที่นั่นตามจำนวนสมาชิกในทีม ฉันแนะนำให้ใช้บัญชีฟรีอย่างน้อยสองหรือสามเดือนกับผู้คนกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อทดสอบน้ำและเรียนรู้การใช้เชือกเพราะการใช้ Asana นั้นมีประสิทธิภาพมากในการจับคู่กับเวิร์กโฟลว์และความต้องการของคุณ

ดังที่คุณเห็นในวิดีโอที่ด้านบนของบทความนี้ที่แกนกลาง Asana ช่วยให้คุณเขียนงานมอบหมายให้ใครบางคน (รวมถึงตัวคุณเอง) เพิ่มวันที่ครบกำหนดจดบันทึกเกี่ยวกับการมอบหมายและเพิ่มผู้ติดตามที่สามารถ คอยดูความคืบหน้าของคุณหรือมีส่วนร่วมในการสนทนารอบ ๆ

ภารกิจสามารถมีภารกิจย่อยได้ งานทั้งหมดสามารถลากและวางไปยังตำแหน่งที่เหมาะสม และคุณสามารถเพิ่มส่วนหัวในรายการงานของคุณเพื่อระบุสิ่งที่คุณต้องการ ส่วนหัวเป็นเส้นแบ่งเขตและมีประโยชน์ช่วยให้คุณแยกส่วนองค์ประกอบของกระบวนการที่มีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน คุณสามารถเรียนรู้มากขึ้นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ Asana โดยทั่วไปโดยการดูวิดีโอบทช่วยสอนที่ Asana ให้ไว้

การใช้งานทั่วไปของอาสนะในธุรกิจรวมถึงการใช้งานบางอย่าง

• การสรรหาการจ้างงานและการติดตามผู้สมัคร
• การฝึกอบรมพนักงานใหม่และรายการตรวจสอบสำหรับการเริ่มต้นที่ บริษัท
• การจัดการโครงการ
• การจัดการเวิร์กโฟลว์
• รายชื่อผู้บริหาร
.

เมื่อฉันพบกับทีมสุขภาพ Nyaya พวกเขาแสดงให้ฉันเห็นว่าการใช้งานเหล่านี้มีลักษณะอย่างไรและใช้งานอย่างไรในบัญชี Asana ของพวกเขา

อาสนะในการดำเนินธุรกิจ

Nyaya Health มีคนห้าคนในนิวยอร์กสี่คนในบอสตันหนึ่งคนในกาฐมา ณ ฑุและพนักงานและอาสาสมัครประมาณ 165 คนในเนปาลที่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่สามารถใช้ได้ตลอดเวลา สมาชิกทีมสำนักงานหลักในสหรัฐอเมริกาเป็นผู้ใช้หลักของอาสนะแม้ว่าผู้จัดการบางคนในเนปาลใช้ระบบเพื่อประสานงานเช่นกัน

Mark Arnoldy CEO เริ่มใช้ Asana สำหรับสิ่งที่ต้องทำส่วนบุคคลของเขาในปี 2012 และไม่กี่เดือนต่อมาเขานำเครื่องมือมาไว้ในบ้าน ในปีที่ผ่านมาเขาได้สร้างวัฒนธรรมของ บริษัท รอบ ๆ อาสนะโดยบอกพนักงานของเขาว่าจะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อเขาได้รับการซื้ออย่างเต็มที่จากทุกคน ดังนั้น "อาสนะหรือหน้าอก"

นี่คือวิธีที่พวกเขาใช้อาสนะที่ฉันคิดว่าค่อนข้างสร้างสรรค์:

รายการ: พื้นที่รับผิดชอบ อีกวิธีหนึ่งที่ทีมอาร์โนลลีใช้อาสนะคือการจัดทำรายการความรับผิดชอบภายในองค์กรและการตกสู่บาป พวกเขามีโครงการที่เรียกว่าพื้นที่รับผิดชอบซึ่งแต่ละรายการหรืองานในรายการเป็นความรับผิดชอบเช่นโครงการฝึกงานของ NYC การประสานงานการดูแล Crowdfunding และการตรวจสอบ 501c3 บุคคลที่รับผิดชอบถูกระบุว่าเป็นผู้รับมอบหมายงานที่เหมาะสม ทุกคนใน Nyaya สามารถเข้าถึงโครงการนี้ได้ เมื่อมีคนต้องการพิจารณาว่าใครคือบุคคลที่ถูกต้องภายในองค์กรสำหรับเรื่องในมือพวกเขาสามารถปรึกษารายการได้ Arnoldy กล่าวว่าประโยชน์ที่สองของรายการนี้คือผู้คนรู้สึกเป็นเจ้าของมากขึ้นสำหรับความรับผิดชอบของพวกเขาเมื่อชื่อของพวกเขาปรากฏขึ้นถัดจากหนึ่งชัดเจนเป็นวันเพื่อให้ทุกคนเห็น

ติดตาม: ผู้สมัครงาน เมื่อตำแหน่งที่ Nyaya เปิดอยู่ทีมว่าจ้างจะเปลี่ยนเป็นโครงการที่พวกเขามีเพื่อติดตามผู้สมัครงาน ส่วนหัวของโครงการนี้แสดงขั้นตอนต่าง ๆ ของการตรวจสอบผู้สมัคร "งาน" คือชื่อของผู้สมัครงาน บันทึกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผู้สมัครและการสัมภาษณ์ของเขาหรือเธออยู่กับงานเป็นความคิดเห็น ในขณะที่ผู้สมัครผ่านแต่ละขั้นตอนทีมการจ้างงานจะลากคน / งานลงในห่วงโซ่เพื่อให้ปรากฏใต้ส่วนหัวที่เหมาะสมต่อไป ตัวอย่างเช่นหากผู้สมัครที่ชื่อ Sandeep ผ่านการติดตามผลทางอีเมลและการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์งาน "Sandeep" จะถูกย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป "การสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว" และอื่น ๆ ในขณะที่เขาผ่านไปจนกว่าจะมีการเสนองาน เมื่อ Nyaya พบพนักงานที่มีศักยภาพที่ไม่สามารถดำรงตำแหน่งได้ในขณะนี้พวกเขาจะย้ายพวกเขาไปยังโครงการอื่น (อีกครั้งโดยใช้ความสามารถในการลากและวาง) ผลที่ได้คือสระว่ายน้ำที่เหมาะสมสำหรับโอกาสการจ้างงานในอนาคต บันทึกย่อทั้งหมดเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ของผู้สมัครจะถูกเก็บไว้กับงานเพื่อความปลอดภัยดังนั้นจึงง่ายต่อการอ้างอิงไฟล์แม้ว่าจะหมายถึงการสัมภาษณ์ที่เกิดขึ้นเมื่อปีที่แล้ว

ทดสอบ: ทักษะการจ้างงานใหม่ การใช้อาสนะเชิงสร้างสรรค์ในกระบวนการจ้างงานของ Nyaya Health ก็คือการเชิญผู้สมัครเข้ามาในพื้นที่ทำงานของอาสนะและมอบหมายงานบางอย่างให้พวกเขา พวกเขาจะตอบงานอย่างไร พวกเขาตอบคำถามได้ดีเพียงใดในการแสดงความคิดเห็นต่องาน? พวกเขาสามารถหาวิธีใช้อาสนะตามสิ่งที่เห็นในอินเทอร์เฟซได้หรือไม่ จากข้อมูลของ Arnoldy และ Landy การทดสอบนี้ไม่เพียง แต่ช่วยให้พวกเขาเห็นว่าผู้สมัครคิดอย่างไรกับปัญหาที่ยากลำบาก แต่ยังทดสอบความรู้คอมพิวเตอร์ของพวกเขาด้วย พวกเขาไม่ต้องการความเชี่ยวชาญในอาสนะ แต่พวกเขาต้องการการยืนยันว่าคนที่พวกเขาจ้างมีประสิทธิภาพในการเรียนรู้และใช้เทคโนโลยีใหม่

ซอฟต์แวร์ทำซ้ำ Arnoldy ยอมรับว่าบางครั้ง บริษัท ของเขาตรวจสอบซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ที่ไม่หวังผลกำไรของเขาอาจต้องการใช้ แต่มักจะสามารถทำซ้ำการทำงานหลักของพวกเขาในอาสนะโดยไม่ต้องใช้เงินเพิ่มเติม เจ้าหน้าที่ของ Nyaya จะสร้างแม่แบบในอาสนะเพื่อทำหน้าที่บางอย่างจากนั้นทำซ้ำแม่แบบและเปลี่ยนชื่อเมื่อพวกเขามีโครงการจริงที่จะดำเนินการ แบบแผนการตั้งชื่อนั่นคือวิธีตั้งชื่อโครงการในชื่อเทมเพลต ตัวอย่างเช่นเทมเพลตสำหรับโครงการพัฒนาใหม่ที่เรียกว่า: "SUBMISSION TEMPLATE ENTITY: ชื่อโครงการ: วันที่ครบกำหนด (ผู้จัดการโครงการ)" คุณไม่สามารถเข้าใจได้ชัดเจนกว่านั้น