จัดระเบียบ: ดูแลภาษีของคุณ

ไม่ว่าคุณจะยื่นภาษีของคุณเองหรือชำระบัญชีเพื่อขอความช่วยเหลือจากมืออาชีพสิ่งที่ดีที่สุดเพียงอย่างเดียวที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น - และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่พลาดเงินหรือการหักภาษีใด ๆ แต่คุณจะทำอย่างไร

เช่นเดียวกับการจัดงานหลายอย่างการได้รับภาษีของคุณเป็นระเบียบเป็นนิสัยที่คุณควรจะมีชีวิตตลอดทั้งปีแทนที่จะเป็นงานทำความสะอาดเดียว อย่างที่คุณเห็นมันเป็นเกมของการเคลื่อนไปข้างหน้าและข้างหลัง

เริ่มต้นด้วยการก้าวไปข้างหน้า

แม้ว่ากำหนดเวลายื่นภาษีสำหรับสหรัฐคือ 15 เมษายน แต่คุณควรเริ่มจัดระเบียบภาษีของคุณในวันที่ 1 มกราคมสำหรับปีหน้านั่นคือ เริ่มต้นด้วยการพัฒนานิสัยใหม่สำหรับการบันทึกแบบฟอร์มบริจาคใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายที่มีสิทธิ์และเอกสารอื่น ๆ สำหรับปีปัจจุบัน กล่าวอีกนัยหนึ่งเริ่มจัดระเบียบใบเสร็จรับเงิน 2014 ของคุณที่คุณจะยื่นในปี 2558

ในโครงการขององค์กรจำนวนมากมันเป็นเรื่องง่ายที่จะนำความสนใจของคุณไปยังงานในมือ แต่มักจะมีประโยชน์มากขึ้นในการสร้างระบบที่ดีกว่าก้าวไปข้างหน้า วันที่ยื่นของปีถัดไปจะอยู่ที่นี่ก่อนที่คุณจะรู้

ฉันเริ่มโฟลเดอร์ที่ชื่อ "ภาษี 2014" แล้ว ทันทีที่ฉันมีเอกสารที่อยู่ในโฟลเดอร์นั้นเช่นใบเสร็จทางอีเมลจากการบริจาคออนไลน์ฉันจะใส่ไว้ในนั้นทันที ถ้าฉันมีเอกสารที่เป็นกระดาษฉันจะทิ้งมันไว้ในโฟลเดอร์ที่ด้านบนของเครื่องสแกนของฉันจนถึงวันหยุดสุดสัปดาห์เมื่อฉันมีโอกาสที่จะแปลงเป็นดิจิทัลและเพิ่มลงในโฟลเดอร์เสมือนเช่นกัน

การวางเอกสารเหล่านี้อย่างรวดเร็วในขณะที่คุณรวบรวมเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ภาษีของคุณง่ายขึ้นในภายหลัง (สำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับการจัดการโฟลเดอร์คอมพิวเตอร์ของคุณให้ดูที่รับการจัดระเบียบ: ใช้โฟลเดอร์เพื่อคลายสก์ท็อปของคุณ)

คุณควรเก็บต้นฉบับของกระดาษหรือไม่

สมมติว่าคุณสแกนเอกสารภาษีกระดาษของคุณ คุณควรเก็บต้นฉบับด้วยหรือไม่

“ เมื่อผู้คนทำสำเนากระดาษในบางครั้งพวกเขารู้สึกถูกบังคับให้เก็บต้นฉบับ แต่เท่าที่กรมสรรพากรและรัฐบาลมีความกังวลสำเนาใบเสร็จรับเงินและเอกสารดิจิทัลเป็นที่ยอมรับ” Chris Barbier กล่าว Barbier เป็นรองประธานฝ่ายการจัดการผลิตภัณฑ์ที่ The Neat Company ซึ่งทำผลิตภัณฑ์สแกนเนอร์เดสก์ท็อป Neat เช่นเครื่องสแกนเอกสาร NeatConnect และโซลูชันจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ NeatCloud เขายังเป็นผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเป็นเวลาหลายปี หนึ่งในความชำนาญพิเศษของ Neat คือการตรวจจับและแท็กเอกสารภาษีบางประเภทโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสแกน

จัดเรียงตามปีเดือนแล้วและหมวดหมู่ภาษีในที่สุด

สำหรับเอกสารทั้งหมดของคุณทั้งกระดาษและดิจิทัลติดป้ายชื่อโฟลเดอร์ของคุณตามปีภาษี - ไม่ใช่ปีที่คุณ ยื่น แบบฟอร์มเหล่านั้น

Barbier แนะนำลำดับชั้นต่อไปนี้สำหรับการติดฉลากและการจัดระเบียบเพิ่มเติม:

• ปี
• เดือนหรือวันที่
• หมวดหมู่ภาษี (เช่นที่ซึ่งเอกสารจะปรากฏในภาษีของคุณ)

หากคุณจ่ายนักบัญชีเพื่อเตรียมภาษีของคุณ Barbier กล่าวว่าวิธีการจัดหมวดหมู่นี้อาจช่วยให้คุณประหยัดเงินได้เพราะคุณได้จัดระเบียบเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่แล้วสำหรับเขาหรือเธอและทำให้เวลาที่เรียกเก็บเงินได้น้อยลง "คุณไม่ต้องการจ่ายนักบัญชีเพื่อจัดระเบียบกล่องรองเท้าของเอกสาร" เขากล่าว

ดูข้างหลัง

เมื่อถึงเวลาที่ต้องยื่นภาษีของคุณคนส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยการมองย้อนกลับไปที่การจัดเก็บในปีก่อน (ยกเว้นกรณีที่มันแย่มาก) หากคุณหรือธุรกิจของคุณมีการเปลี่ยนแปลงสถานะที่สำคัญ (เช่นการซื้อบ้านหรือการแต่งงาน) การหักเงินและแบบฟอร์มที่คุณยื่นในปีนี้น่าจะคล้ายหรือเหมือนกับปีก่อน ใช้รูปแบบเก่าเหล่านั้นเป็นแนวทางเช่นรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไรเลย

หากคุณยื่นภาษีด้วยตัวคุณเองคุณสามารถดูรายการซอฟต์แวร์ภาษีที่ดีที่สุดสำหรับปี 2014 สำหรับการจัดเตรียมและยื่นภาษีออนไลน์ฟรีตัวเลือกบรรณาธิการของเราคือ TaxACT ฟรี Federal และบริการชำระเงิน TaxACT Ultimate Bundle เป็นบรรณาธิการของเรา ' ทางเลือก. (โปรดทราบว่า PCMag ไม่แนะนำให้ผู้ชำระภาษีของสหรัฐฯทุกคนใช้บริการยื่นภาษีออนไลน์ในหลาย ๆ กรณีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทุกคนที่มีการเคลมภาษีที่ซับซ้อนผู้จัดเตรียมภาษีมนุษย์เป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น)

จากการตรวจสอบเหล่านี้ฉันได้ยื่นภาษีทั้งปี 2012 และปี 2013 ของฉันโดยใช้ TaxACT ซึ่งมีตัวเลือกในการนำเข้าข้อมูลของปีที่แล้วเพื่อช่วยแนะนำคุณตลอดปีปัจจุบัน ฉันชอบที่ TaxACT มันง่ายที่จะใช้เครื่องมือช่วยเหลือในการค้นหาแบบฟอร์มดอกเบี้ยจำนองที่ฉันมีในมือ แต่ที่ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อฉันทำตามตัวช่วยสร้างการเตรียมภาษี ฉันเพิ่งพิมพ์หมายเลขเอกสารและลิงค์นำฉันมาที่หน้าเว็บที่ฉันสามารถป้อนข้อมูลได้

สำรองข้อมูลและล้างออก

หากคุณปรารถนาที่จะมีชีวิตไร้กระดาษและทำลายเอกสารภาษีกระดาษที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดของคุณคุณต้องสำรองสำเนาภาษีดิจิทัลของคุณ

“ บางคนมีความกลัวที่จะใช้คลาวด์สำหรับบางสิ่งที่ละเอียดอ่อนเหมือนเอกสารภาษี แต่คุณต้องการสำรองข้อมูลอยู่เสมอไม่ว่าจะเป็นพีซีเครื่องอื่นหรือไดรฟ์ภายนอกหรือระบบคลาวด์” บาร์บิเออร์กล่าว และแน่นอนว่ามีตัวเลือกซอฟต์แวร์มากมายที่จะช่วยคุณสำรองข้อมูลคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ด้วยเอกสารสำคัญเช่นฟอร์มภาษีคุณจำเป็นต้องมีข้อควรระวังเพิ่มเติมหรือไม่?

Mark Grace รองประธานฝ่ายธุรกิจผู้บริโภคระดับโลกสำหรับซอฟต์แวร์แอบโซลูท (ซึ่งทำให้ LoJack สำหรับแล็ปท็อป) มีความกังวลน้อยลงเกี่ยวกับข้อมูลในระบบคลาวด์และกังวลมากขึ้นเกี่ยวกับสำเนาของเอกสารที่ถูกลืมทิ้งไว้ในสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ สมมติว่าคุณถ่ายรูปภาพถ่าย W2 แบบย่อของคุณและอัปโหลดไปยัง Evernote โดยที่ OCR ทำให้สามารถค้นหาข้อความได้ ดูเหมือนความคิดที่ดี แต่รูปถ่ายน่าจะยังคงอยู่ในโทรศัพท์ของคุณเช่นกัน “ นาทีที่คุณถ่ายภาพเอกสารสำคัญของคุณคุณกำลังตกอยู่ในความเสี่ยงไม่มีทางแก้ไขสถานการณ์นั้นได้” เกรซกล่าว

“ เห็นได้ชัดว่ามีอุตสาหกรรมขนาดใหญ่เกี่ยวกับภาษีดิจิทัล” เกรซกล่าว“ แต่ฉันคิดว่าคุณต้องระวังเรื่องนี้” คุณต้องมีความรับผิดชอบในการลบสำเนาเอกสารที่อาจจะอยู่ในสถานที่ที่คุณจะลืมเหมือนกล้องถ่ายรูปในโทรศัพท์ของคุณ

นอกเหนือจากการสำรองข้อมูลภาษีของคุณแล้วเกรซยังแนะนำให้ใช้บริการกับอุปกรณ์มือถือและแล็ปท็อปของคุณที่ช่วยให้คุณสามารถล้างข้อมูลเหล่านั้นจากระยะไกลในกรณีที่สูญหายหรือถูกขโมย "ขโมยมีความสนใจในการค้นหาข้อมูลของคุณเมื่อพวกเขาขโมยอุปกรณ์"

เงินในธนาคาร

หวังว่าคุณจะได้รับเงินภาษีคืนในปีนี้ เมื่อผลลัพธ์ของการคืนภาษีอยู่ในความโปรดปรานของคุณยิ่งคุณพูดเร็วเท่าใดคุณก็จะได้รับเงินคืนเร็วขึ้นเท่านั้น หากคุณจัดระเบียบใบเสร็จรับเงินเอกสารและเอกสารตอนนี้สำหรับการยื่นในปีหน้าอาจเป็นไปได้ว่าคุณจะได้รับเงินสดในปีหน้าเร็วกว่านี้ และยิ่งเงินของคุณอยู่ในมือของคุณเร็วเท่าใดมันก็จะเริ่มรับรายได้ดอกเบี้ยที่เร็วขึ้นซึ่งคุณสามารถรายงานปีต่อ ๆ ไป