รับการจัดระเบียบ: ทำความสะอาดรายชื่อ Gmail

"สมุดรายชื่ออยู่ที่ไหน"

นั่นเป็นหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้ใช้ Gmail ใหม่ดูเหมือนจะถาม หากผู้คนจำนวนมากไม่สามารถแม้แต่จะค้นหา Gmail / ที่อยู่ติดต่อของพวกเขาได้คุณควรจะเชื่อว่าระบบนั้นไม่ได้ใช้งานง่ายหรือจัดการได้ง่าย (ตลอดบทความนี้ฉันใช้ที่อยู่ติดต่อของ Google และที่อยู่ติดต่อของ Gmail แทนกันเนื่องจากพวกเขาเป็นสิ่งเดียวกัน)

แม้ว่าคุณจะรู้ว่ามีพื้นที่ที่อยู่ติดต่อของ Gmail ของคุณอยู่ แต่ก็มีโอกาสที่จะเป็นเขตภัยพิบัติของที่อยู่อีเมลที่ไม่สามารถระบุตัวตนได้และอาจเป็นไปได้ว่าแม้แต่หมายเลขโทรศัพท์

บัญชี Gmail ธุรกิจของฉันมีมากกว่าหนึ่งพันรายการในกลุ่มที่อยู่ติดต่ออื่น ฉันตัดสินใจว่าไม่สามารถยอมรับได้ดังนั้นฉันจึงเริ่มล้างข้อมูลที่ติดต่อ Gmail ของฉัน ฉันจะแบ่งปันสิ่งที่ฉันทำสิ่งที่ฉันเรียนรู้และทางเลือกอื่น ๆ ที่ฉันแนะนำให้ใช้หากคุณไม่ต้องการยุ่งกับรายชื่อผู้ติดต่อ Gmail ที่ยุ่งเหยิง

ตัวเลือกสุดท้ายนั่นคือสิ่งที่ฉันแนะนำ การล้างข้อมูลผู้ติดต่อของ Google ต้องใช้งานด้วยตนเองเป็นจำนวนมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีที่อยู่ติดต่ออื่น มีแอพและบริการที่ยอดเยี่ยมมากมายสำหรับการจัดการรายชื่อติดต่อที่ใช้งานได้ดีและเชื่อมโยงเข้ากับบัญชี Gmail ของคุณหากคุณต้องการไปยังเส้นทางนั้น

5 ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ Gmail / Google Contacts

ที่อยู่ติดต่อของ Gmail ทำงานแตกต่างจากผู้จัดการรายชื่อติดต่ออื่น ๆ มากมายดังนั้นการรู้หลักการพื้นฐานบางประการสามารถช่วยได้อย่างมาก ต่อไปนี้เป็นข้อเท็จจริงห้าข้อที่อาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ลึกซึ้ง:

• คุณจะไปยังสมุดที่อยู่ Gmail ได้อย่างไร มันซ่อนอยู่ใต้จดหมายขนาดใหญ่ที่ด้านซ้ายบนของอินเทอร์เฟซ คลิกที่จดหมายและคุณจะเห็นตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับผู้ติดต่อ หรือลงชื่อเข้าใช้ Google แล้วไปที่ google.com/contacts
• เมื่อคุณตอบกลับ (รวมถึง "ตอบกลับทั้งหมด") หรือส่งต่ออีเมล Google จะเพิ่มทุกคนและทุกคนในเธรดในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติเว้นแต่คุณจะปิดคุณลักษณะนี้ นอกจากนี้หากคุณใช้อุปกรณ์ Android ที่ติดต่อ Google ของคุณอาจรวมถึงรายชื่อหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณโทรด้วยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าบัญชีของคุณในอุปกรณ์
• Google Contacts มีเครื่องมือผสาน แต่อาจไม่ทำงานหรือดูตามที่คุณคาดหวังไว้ (เพิ่มเติมในภายหลัง)
• Google Contacts ดึงข้อมูลการจำแนกจากทั้ง Gmail และ Google+ (กลุ่มและแวดวงตามลำดับ) แต่พวกเขาจะไม่ซิงค์แม้ว่าบางครั้งดูเหมือนว่าพวกเขาควรจะทำ

ตอนนี้ลองมาดูเคล็ดลับและวิธีการในการทำความสะอาด Google Contacts

ล้างข้อมูลที่อยู่ติดต่อของ Google

ทำความเข้าใจกลุ่มผู้ติดต่อกับแวดวง

เมื่อคุณอยู่ใน Google Contacts (อีกครั้งให้คลิกโลโก้ Mail ที่ด้านบนซ้ายและเลือกที่ติดต่อ) สถานที่แรกที่คุณควรให้ความสนใจคือรายการที่ปรากฏในรางด้านซ้าย

อย่างที่คุณเห็นในบัญชีของฉันฉันมีหลายส่วนหลัก: ผู้ติดต่อของฉันแวดวงผู้ติดต่อส่วนใหญ่และผู้ติดต่ออื่น ๆ ผู้ติดต่อและแวดวงของฉันมีกลุ่มย่อย ตัวเลขในวงเล็บหลังชื่อกลุ่มแสดงจำนวนคนที่อยู่ในกลุ่มนั้น

ที่อยู่ติดต่อของฉันคือคนที่มาจาก Gmail ซึ่งฉันได้ เพิ่มไว้ ในสมุดติดต่อ แวดวงคือข้อมูลเกี่ยวกับคนที่คุณรู้จักและติดตามบน Google+ และไม่มีอะไรเกี่ยวข้องกับอีเมล เมื่อคุณดูรายชื่อผู้คนจากสมุดติดต่อ Gmail ของคุณ (ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาทุกคนที่ชื่อสมิ ธ ) คุณสามารถดูได้ว่าคนเหล่านั้นอยู่ในแวดวง Google+ ของคุณหรือไม่เนื่องจากข้อมูลนั้นปรากฏอยู่ไกล สิทธิของชื่อของพวกเขา ดังนั้นจึงมีการซ้อนทับกันระหว่างกลุ่มผู้ติดต่อและแวดวง แต่ไม่มากนักถึงแม้ว่าผู้คนในแวดวงของคุณจะปรากฏอย่างสมบูรณ์ในที่อยู่ติดต่อ Google ของคุณ

สับสนหรือยัง

ผู้ที่ได้รับการติดต่อมากที่สุดคือคน 20 อันดับแรกที่คุณแลกเปลี่ยนอีเมลมากที่สุดถึงแม้ว่าคุณจะเงียบในการสนทนา กล่าวอีกนัยหนึ่งไม่ใช่คนที่คุณส่งอีเมลถึงจำเป็นที่สุดและไม่ใช่เมื่อเร็ว ๆ นี้เนื่องจากเป็นการดูประวัติอีเมลทั้งหมดของคุณ แฟนเก่าของคุณจากสามปีที่ผ่านมายังสามารถทำให้ยอดของคุณเป็น 20 อันดับแรกได้

กลุ่มอื่นสุดท้ายคือคนอื่น ๆ จาก Gmail (และอาจเป็นไปได้ที่อุปกรณ์ Android ของคุณตามที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้) ที่คุณเคยติดต่อมา

ค้นหาและผสาน

วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการในใจของฉันคือการเริ่มต้นด้วยการค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ำกันในกลุ่มที่อยู่ติดต่ออื่น ๆ ของคุณ (หรือในที่อยู่ติดต่อ Google ทั้งหมดหากคุณยังไม่มีกลุ่มย่อย) และรวมเข้าด้วยกัน

คลิกที่ผู้ติดต่ออื่น ๆ จากนั้นเลือกเพิ่มเติมที่ด้านบนของหน้าและในเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือกค้นหาและผสานรายการที่ซ้ำกัน ข้อมูลสรุปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดของการรวมที่เป็นไปได้ก่อนที่คุณจะยอมรับการดำเนินการ โปรดตรวจสอบรายชื่อสามัญที่อาจเป็นคนสองคนที่แตกต่างกันในรายชื่อนี้

ตอนนี้หากรายการนั้นยาวอย่างน่าอัศจรรย์คุณต้องยกเลิกและทำซ้ำฟังก์ชัน find / merge ในกลุ่มย่อยที่เล็กกว่าของผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถเลือกกลุ่มย่อยที่แตกต่างจากรางด้านซ้ายนั้นหรือคุณสามารถทำการค้นหาเช่นค้นหาตามโดเมน (เช่นค้นหาที่อยู่อีเมลทั้งหมดด้วย pcmag.com) ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบรายการซ้ำที่อาจเกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น ทำซ้ำตามความจำเป็น

ดูคำแนะนำอย่างเป็นทางการของ Google ในการค้นหาและรวมรายชื่อเข้าด้วยกันเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

กำหนดคนให้กับกลุ่มเพิ่มรายละเอียด

ด้านล่างรายการนั้นสำหรับผู้ติดต่ออื่นคุณสามารถเห็นกลุ่มใหม่ หากคุณต้องการจัดประเภทที่อยู่ติดต่อของคุณเป็นกลุ่มต่าง ๆ นี่เป็นพื้นที่ถัดไปของ Google Contacts ที่ควรดึงดูดความสนใจของคุณ

หากต้องการมีใครบางคนในกลุ่มใด ๆ คุณต้องแสดงรายการพวกเขาในที่อยู่ติดต่อของฉัน นั่นเป็นวิธีที่มันเป็น

ในการเพิ่มผู้คนในกลุ่มให้ใช้ปุ่มที่มีไอคอนสามหัว มันอธิบายได้ด้วยตนเอง แต่ดูคำแนะนำการแก้ไขผู้ติดต่อของ Google สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

ฉันยังไม่ได้ขายในกลุ่มที่มีคุณค่าอย่างแท้จริงเพียงเพราะฉันใช้พวกเขาในระดับที่ จำกัด เท่านั้น แต่ฉันสามารถคาดการณ์สถานการณ์บางอย่างที่พวกเขาอาจเป็นประโยชน์ ยกตัวอย่างกลุ่มหนึ่งที่ฉันทำคือผู้บริหารระดับสูงของ บริษัท ถ้าฉันอยู่ในกำหนดเส้นตายและหมดหวังที่จะพูดมันจะช่วยให้รู้ว่าใครในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีที่ฉันเคยเชื่อมต่อโดยตรง (เทียบกับการเชื่อมต่อผ่าน บริษัท ประชาสัมพันธ์) ในอดีต

ถ้าฉันมีเวลาไม่ จำกัด (ใครจะทำ) ฉันจริงจังกับหัวข้อ "โน้ต" ของแต่ละคน คลิกที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณและคุณสามารถเพิ่มข้อมูลสมุดรายชื่อทั่วไปรวมถึงรูปถ่ายและบันทึกย่อ

ในบัญชี Gmail ส่วนตัวของฉันมันจะมีประโยชน์ในการเพิ่มรายละเอียดสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์เนื่องจากที่อยู่อีเมลของพวกเขาและแม้กระทั่งการสื่อสารก่อนหน้านี้ไม่ได้ช่วยฉันในการพิจารณาว่าพวกเขาเป็นตัวแทน บริษัท หรือผลิตภัณฑ์ที่ฉันต้องการตรวจสอบหรือไม่

ปิดฟังก์ชั่นเพิ่มอัตโนมัติ

หากหลังจากอ่านรายชื่อผู้ติดต่ออื่นของคุณแล้วคุณจะรู้ว่าส่วนใหญ่เป็นที่อยู่อีเมลขยะ (เช่น "" ทั่วไป) "ฉันขอแนะนำให้ปิดฟังก์ชั่นเพิ่มอัตโนมัติ

ไปที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาและเลือกการตั้งค่า อยู่ในแท็บทั่วไปแล้วเลื่อนลงเพื่อค้นหา "สร้างที่อยู่ติดต่อสำหรับเติมข้อความอัตโนมัติ" (รูปภาพด้านล่างเป็นรูปโปรไฟล์สองรูป)

สนใจแอพและบริการอื่น ๆ ?

สมมติว่าหลังจากอ่านข้อมูลนี้แล้วคุณตัดสินใจที่จะไม่ใช้ Google Contacts ฉันไม่สามารถตำหนิคุณได้ นี่คือสถานที่อื่น ๆ ที่จะเก็บสมุดที่อยู่ของคุณซึ่งช่วยให้คุณสามารถหยิบและเพิ่มข้อมูลจาก Google Contacts ของคุณโดยอัตโนมัติ

ผู้ติดต่อ LinkedIn และ LinkedIn ปัญหาที่แท้จริงที่ฉันเห็นจากการจัดการสมุดที่อยู่ของคุณเองนั้นยากที่จะเก็บข้อมูลให้ทันสมัย ฉัน ไม่ควร รับผิดชอบในการอัปเดตตำแหน่งงานและที่อยู่อีเมลของคุณเมื่อคุณเปลี่ยนนายจ้าง นั่นคือคุณเพื่อน และนั่นคือเหตุผลที่ฉันรัก LinkedIn ในฐานะสมุดที่อยู่ การอัปเดตข้อมูลจะง่ายกว่ามากหากผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณรับผิดชอบการดูแลรักษา

LinkedIn ทำงานได้ค่อนข้างดีสำหรับการช่วยคุณค้นหาผู้ติดต่อและข้อมูลพื้นฐานของพวกเขา แต่แอพพิเศษที่เรียกว่าผู้ติดต่อ LinkedIn นั้นจะเพิ่มขึ้นเล็กน้อยตามสายเหล่านั้น

หากคุณเชื่อมต่อบัญชี LinkedIn ของคุณกับ Gmail ไซต์เครือข่ายมืออาชีพออนไลน์จะแนะนำ "คนที่คุณอาจรู้จัก" ตามข้อมูลที่พบใน Google บางคนเกลียดจริง ๆ แต่อาจมีค่าขึ้นอยู่กับว่าบัญชี LinkedIn ของคุณมีลักษณะอย่างไร

ในอีกด้านคุณมีตัวเลือกในการส่งออกผู้ติดต่อ LinkedIn ของคุณแล้วนำเข้าพวกเขาไปยัง Gmail

รายชื่อ iOS หากคุณเป็นผู้ใช้ iPhone หรือ iPad คุณอาจต้องการซิงค์ที่อยู่ติดต่อ Google ของคุณกับอุปกรณ์ iOS ของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้แอปผู้ติดต่อของ Apple เป็นสมุดที่อยู่หลักของคุณ คำแนะนำนั้นแตกต่างกันเล็กน้อยสำหรับผู้ใช้ Google Apps

อย่างง่ายดายทำและ iOS อีกวิธีหนึ่งในการจัดการผู้ติดต่อ iOS ของคุณคือแอพพลิเคชั่น EaseDo และคุณสมบัติใหม่ (ชำระเงินแล้ว) ที่เรียกว่า Catch All Contacts เมื่อคุณเรียกใช้ติดต่อที่ติดต่อทั้งหมดได้อย่างง่ายดายทำการ scours อีเมลของคุณสองปีสุดท้ายสำหรับข้อมูลติดต่อจากเนื้อความของข้อความและบันทึกลงในแอพ iOS Contacts ของคุณ ในขณะที่แอพพลิเคชั่น EaseDo นั้นฟรีคุณลักษณะนี้มีค่าใช้จ่าย $ 39.99 (ครั้งเดียว) ต่อบัญชีอีเมล น่าเสียดายที่ฟีเจอร์นี้ไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ Android เกี่ยวกับง่ายดายสำหรับ iPhone และ EaseDo สำหรับ Android ในรีวิวของพวกเขา

Cloze แอพพลิเคชั่นเว็บและแอพมือถือ Cloze รวบรวมกล่องจดหมายเข้าทั้งหมดของคุณรวมถึงฟีดสื่อโซเชียลของคุณและดึงข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับผู้ติดต่อของคุณมาด้วย ไม่ใช่ผู้จัดการรายชื่อติดต่อ แต่สนับสนุน Gmail เก่าดี Cloze สามารถระบุบุคคลที่มีความสำคัญต่อคุณ (เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มอัตตาของพวกเขาโดยชอบโพสต์ Facebook ของพวกเขา) เช่นเดียวกับคนที่คุณสูญเสียการติดต่อ อย่างที่ฉันบอกว่ามันไม่ใช่แอพจัดการรายชื่อติดต่อ แต่มันค่อนข้างเรียบร้อยที่จะให้คุณเข้าใจผู้ติดต่อของคุณใน Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook และบัญชีออนไลน์อื่น ๆ

สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการผู้ติดต่อโปรดดูที่จัดระเบียบ: 7 วิธีในการจัดระเบียบผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติ และเมื่อคุณพร้อมที่จะรับกล่องจดหมาย Gmail ลองดูเคล็ดลับ Gmail 30 ข้อที่จะช่วยให้คุณเอาชนะอีเมลได้