จัดระเบียบ: เลือกสแกนเนอร์ที่เหมาะสมสำหรับการไร้กระดาษ

หากคุณกำลังวางแผนที่จะจัดการและทำความสะอาดชีวิตดิจิตอลของคุณแน่นอนว่าคุณได้ใช้กลยุทธ์ในการไร้กระดาษ คุณอาจค้นพบว่ามันไม่ง่ายอย่างที่คิด กระดาษบางประเภทเช่นเอกสารเดี่ยวและใบเสร็จรับเงินนั้นง่ายพอที่จะทำสำเนาดิจิทัลด้วยเครื่องสแกนเก่า ๆ แต่แนะนำนามบัตร 63 เล่มจากการประชุมครั้งล่าสุดของคุณหรือกล่องสูตรเก่าแก่ที่คุณต้องการสแกนที่ฉีกออกจากนิตยสารหรือยังคงถูกผูกไว้ในหนังสือและคุณกำลังเผชิญกับปัญหาที่แตกต่างอย่างสิ้นเชิงที่คุณสามารถทำได้ แก้ปัญหาด้วยเครื่องสแกนเก่า

ไม่ใช่งานให้กับ MFP ของคุณ

เช่นที่บ้านฉันมีเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นหกปีและเครื่องสแกนแบบแท่น ฉันนึกภาพคนอื่น ๆ หลายคนเป็นเจ้าของบางสิ่งบางอย่างตามสายเหล่านี้ด้วย สำหรับงานที่ใช้ครั้งเดียวเช่นการทำใบเสร็จรับเงินล่าสุดของฉันจากผู้เชี่ยวชาญด้านการวัดสายตาเพื่อส่งสำหรับการเรียกร้องค่ารักษาพยาบาลมันใช้ได้ดี

แต่มันไม่เร็ว และฟังก์ชั่นฟีดไม่เคยทำงานค่อนข้างถูกต้องดังนั้นฉันจึงไม่สามารถสแกนกองกระดาษได้ ยิ่งไปกว่านั้นมันเป็นสีฉูดฉาดที่สร้างรอยเท้าขนาดใหญ่บนโต๊ะเครื่องแป้งของฉัน (ฉันไม่เคยพบสถานที่ที่ดีกว่าสำหรับมัน)

เมื่ออุปกรณ์มีความน่าเกลียดน่าเกลียดและไม่น่าเชื่อถือเราจะไม่ใช้เกือบเท่าที่จะทำได้ การกระทำของการเพิ่มพลังให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นเรื่องยุ่งยาก หากคุณต้องการสแกนวิถีชีวิตไร้กระดาษคุณต้องมีเครื่องสแกนที่คุณรักและสิ่งที่ถูกสร้างขึ้นโดยเฉพาะเพื่อช่วยให้คุณมีชีวิตที่ไร้กระดาษ

สแกนเนอร์พิเศษ

โชคดีที่มีสแกนเนอร์ทั้งประเภท (และแอพที่จะไปพร้อมกับพวกเขา) สำหรับจุดประสงค์นี้ มีขนาดกะทัดรัดและมีประสิทธิภาพและสามารถจัดการงานสแกนที่หลากหลายซึ่งผู้ใช้ตามบ้านและธุรกิจขนาดเล็กมักพบเจอ

ในขณะที่ฉันไม่ได้รัก MFP ที่มีค่าสูง แต่ฉันก็ติดใจสแกนเนอร์บางตัวในตลาดวันนี้ พวกเขาเป็นโลกที่สแกนได้ดีกว่า MFP อายุหกขวบของฉันและพวกเขาก็รวดเร็วเช่นกัน นอกจากนี้สแกนเนอร์บางตัวยังส่งออกการสแกนของคุณไปยังสถานที่ที่คุณต้องการเก็บไว้อย่างสะดวกสบายเช่น Dropbox, Evernote และบริการเก็บข้อมูลบนคลาวด์อื่น ๆ แทนที่จะเป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นในคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac ของคุณ

ฉันได้ทดลองใช้เครื่องสแกนสองเครื่องเมื่อไม่นานมานี้ที่จับตาฉันได้จริงๆ ทั้งสองอย่างนี้เหมาะสำหรับใช้ในบ้านและอาจเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กเช่นกัน พวกเขาเป็นสแกนเนอร์ NeatDesk และ Fujitsu ScanSnap iX500 (จริง ๆ แล้ว Neat มีรุ่นที่ใหม่กว่าเรียกว่า NeatConnect ที่มีส่วนต่อประสานแบบสัมผัส แต่ฉันคุ้นเคยกับรุ่นอื่น ๆ มากกว่า)

ฟูจิตสึ ScanSnap

สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับ Fujitsu ScanSnap คือวิธีที่คุณสามารถส่งออกทุกสิ่งที่คุณสแกนไปยัง Evernote, Dropbox, Google Drive, อีเมล (เป็นไฟล์แนบ), SugarSync และสถานที่อื่น ๆ ที่คุณต้องการลากเอาท์พุทสุดท้าย

ฉันสแกนนามบัตรซ้อนกัน (ฉันเกลียดนามบัตร) และส่งพวกเขาทั้งหมดไปที่ Evernote ซึ่งฉันจะแปะลงในสมุดบันทึกที่เรียกว่าที่ติดต่ออย่างรวดเร็วและติดแท็กใส่คำอธิบายประกอบและจัดการอย่างอื่น นามบัตรบางอันมีความหนาของกระดาษแตกต่างกันและมีความกว้างต่างกัน แต่สแกนเนอร์ไม่ได้สะอึก นี่คือพลังของการใช้เครื่องสแกนที่ช่วยให้คุณไร้กระดาษได้

ฉันพบกับ ScanSnap ว่าเมื่อฉันนำการสแกนนามบัตรไปยัง Evernote ฉันต้องหมุนมันและตั้งชื่อให้เหมาะสม (อย่างไรก็ตาม Evernote สามารถทำ OCR กับทุกสิ่งที่คุณสแกนทำให้สามารถค้นหาข้อความได้แม้ว่าจะเป็นรูปภาพ)

อย่างไรก็ตามสิ่งที่ฉันชอบมากที่สุดของ ScanSnap คือมันสามารถพับเก็บได้เพื่อลดปริมาณเนื้อที่ที่ใช้ มันน่ารัก.

NeatDesk

ในขณะเดียวกัน NeatDesk เป็นโซลูชันที่น่าสนใจหากคุณยินดีที่จะซื้อในสภาพแวดล้อมที่เรียบร้อย เมื่อคุณใช้โซลูชันที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์, NeatCloud และแอพมือถือแบบเรียบร้อยนอกเหนือจากสแกนเนอร์ของ บริษัท คุณจะได้รับผลลัพธ์ที่ประสานเข้าด้วยกันอย่างแน่นหนา สภาพแวดล้อมที่เรียบร้อยนั้นมีหลายสิ่งหลายอย่างในการจำแนกแบบฟอร์มที่คุณสแกนโดยอัตโนมัติโดยเฉพาะเอกสารภาษี คุณต้องจ่ายค่าธรรมเนียมรายเดือนสำหรับชิ้นส่วน NeatCloud และราคาเริ่มต้นที่ $ 5.99 ต่อเดือน

NeatConnect ซึ่งฉันใช้เพียงไม่กี่ครั้งมีอินเทอร์เฟซหน้าจอสัมผัสที่เหมือนกับ ScanSnap ให้คุณส่งเอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยตรงเช่น Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive และ Evernote

ความสะดวกสบายเป็นกุญแจสำคัญ

NeatDesk เป็นหนึ่งในสแกนเนอร์ตัวแรกที่ฉันเคยใช้ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การช่วยเหลือผู้ประกอบการและธุรกิจขนาดเล็กให้ไร้กระดาษและฉันก็ประทับใจกับความรวดเร็วในการดูดและแยกกระดาษออกมา คุณสามารถโหลดลงในฟีดเอกสารที่หลากหลายเนื่องจากมีสล็อตสำหรับเอกสารใบเสร็จรับเงินและนามบัตรและเครื่องเพียงประมวลผลทุกอย่างอย่างง่ายดาย

ScanSnap มีความรวดเร็วและน่าประทับใจเท่า ๆ กัน ฉันชอบที่จะถ่ายเอกสารและเชื่อมั่นว่าเครื่องจักรที่ออกแบบมาอย่างดีจะป้อนเข้าเครื่องสแกนได้อย่างง่ายดาย

เรียบร้อยจะทำสิ่งต่าง ๆ โดยอัตโนมัติมากกว่า ScanSnap เช่นการหมุนรูปภาพ แต่ ScanSnap มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกันและในบางกรณีก็สามารถทำได้มากกว่านั้น แพ็คเกจของฉันรวม ABBYY Fine Reader ซึ่งเป็นหนึ่งในโปรแกรม OCR ที่ทรงพลังที่สุดที่มีอยู่ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับ Adobe Acrobat สำหรับทำทุกสิ่งด้วย PDF ที่คุณต้องทำ แต่ไม่สามารถใช้งานได้กับ Adobe Reader ฟรี

พวกเขาทั้งสองมีความสามารถโดยรวม หากคุณรู้เรื่องสแกนเนอร์เป็นอย่างมากคุณอาจต้องการทราบว่า ScanSnap ทำงานแตกต่างจากสแกนเนอร์ส่วนใหญ่เล็กน้อยซึ่งไม่ได้ใช้ไดรเวอร์มาตรฐาน คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้เล็กน้อยในการตรวจทานรายละเอียดของ ScanSnap Evernote Edition ซึ่งมีลักษณะคล้ายกับ iX500 แต่ถ้าคุณมีความโน้มเอียงทางเทคนิคน้อยกว่าสิ่งที่คุณต้องรู้ก็คือมันทำงานได้อย่างรวดเร็วดูดีบนหน้าจอและส่งเอกสารที่สแกนของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการ

จุดสำคัญในการขับรถกลับบ้านคือ: ถ้าคุณต้องการไร้กระดาษและทำให้ไร้กระดาษเป็นส่วนหนึ่งของไลฟ์สไตล์ของคุณคุณต้องมีอุปกรณ์ที่คุณไม่ได้เกลียด มันต้องดูดี มันจะต้องทำงานได้อย่างรวดเร็วใส่กระดาษเก่าของคุณในที่ที่คุณสามารถหาได้ง่ายและทำการค้นหาในข้อความที่มีอยู่ แม้ว่าพวกเขาจะมีค่าใช้จ่ายไม่กี่ร้อยดอลลาร์ แต่สแกนเนอร์ผู้เชี่ยวชาญก็คุ้มค่าที่จะซื้อหากคุณมุ่งมั่นที่จะไร้กระดาษ MFP ของคุณจะไม่ตัดมัน