จัดระเบียบ: 5 ขั้นตอนสู่วันทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

คุณอาจรู้ว่าคุณสามารถใช้เวลาในการทำงานได้ดีขึ้น แต่คุณจะทำอย่างไร

มีเทคนิคเล็กน้อยที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและห้าขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านล่างจะอธิบายวิธีการเดินทาง

มันไม่ง่าย. ในการเป็นคนที่มีประสิทธิผลมากขึ้นอย่างแท้จริงคุณจะต้องฝึกฝนนิสัยมากกว่าพึ่งพาการแก้ไขด่วน แต่มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้คุณเลือกนิสัยใหม่เหล่านั้น คุณจะพบว่ามีแอพมือถือโปรแกรมซอฟต์แวร์และบริการเทคโนโลยีมากมายที่สามารถช่วยนำทางคุณไปสู่วันทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

1	ทำแผนที่วงจรการผลิตของคุณ

สิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มผลผลิตในที่ทำงานคือก่อนอื่นทำความรู้จักกับวงจรการผลิตของคุณ ทุกคนมีเวลาในระหว่างวันที่พวกเขาสามารถโฟกัสและเวลาอื่น ๆ เมื่อความสนใจลดลง แม้ว่าทุกคนจะมีเวลาที่ดีที่สุดของเธอสำหรับการทำงานให้เสร็จ "สำหรับคนส่วนใหญ่เวลาที่ให้ผลดีที่สุดนั้นเป็นสิ่งแรกในวันนั้นไม่ใช่เมื่อคุณตื่นขึ้นมา แต่เช้าตรู่" Dan Ariely นักเศรษฐศาสตร์พฤติกรรมและศาสตราจารย์ของ Duke กล่าว มหาวิทยาลัย. Ariely มีความสนใจอย่างมากในการหาวิธีการใช้แอพมือถือเพื่อการพัฒนาตนเอง "ตัวอย่างเช่น" เขากล่าวเสริมว่า "การทำอีเมลในตอนเช้ามักจะสิ้นเปลืองเพราะนาทีในตอนเช้านั้นมีค่ามากกว่า" ไม่ใช่ทุกนาทีที่ถูกสร้างขึ้นเท่ากัน

การหาช่วงเวลาของคุณในการผลิตสูงและต่ำหรือความจุสูงและต่ำตามที่ Ariely ชอบที่จะเรียกพวกเขาว่าเป็นขั้นตอนแรกในการทำนาทีที่มีค่าและล้ำค่าที่สุด

ในขณะที่หลายคนคิดว่าพวกเขารู้ว่าช่วงเวลาไหนของวันที่ดีที่สุดและแย่ที่สุด แต่ก็ไม่เจ็บที่จะตรวจสอบ RescueTime เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดที่ฉันค้นพบในการหาวัฏจักรการผลิตของคุณ RescueTime เป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปขนาดเล็กที่บันทึกโปรแกรมที่คุณใช้และไซต์ที่คุณเยี่ยมชมตลอดทั้งวันและนานเท่าไหร่ มันแยกประเภทแอพและเว็บไซต์ต่าง ๆ (ให้ผลดีมีประสิทธิผลเป็นกลางทำให้เสียสมาธิหรือเสียสมาธิมาก) และสร้างรายงานเกี่ยวกับวิธีที่คุณใช้เวลาของคุณ ตัวอย่างเช่นไซต์เครือข่ายสังคมจะ "เสียสมาธิมาก" โดยค่าเริ่มต้น (คุณสามารถจัดประเภทไซต์และโปรแกรมอื่น ๆ ได้หากค่าเริ่มต้นไม่ถูกต้องสำหรับคุณ) นอกจากนี้คุณยังสามารถบอกจำนวนมากเกี่ยวกับวัฏจักรการทำงานของคุณได้โดยดูว่าคุณเปลี่ยนงานบ่อยแค่ไหน

ฉันแนะนำให้ใช้ RescueTime อย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่จะวิเคราะห์รายงานของคุณ ลองใช้โดยไม่เปลี่ยนพฤติกรรมปกติของคุณ จุดนี้ไม่ควรเป็นพนักงานตัวอย่างสำหรับหนึ่งสัปดาห์ มันคือการคิดออกเมื่อมีช่วงเวลาตามธรรมชาติของคุณสำหรับความจุสูงและต่ำ

เมื่อคุณมีข้อมูลบางอย่างให้ดูเวลาของวันเมื่อคุณใช้เวลาอันดี (40 นาทีขึ้นไป) ในงานที่มีประสิทธิภาพสูง ตอนนี้มองหาเวลาของวันที่คุณมีประสิทธิผลน้อยลงสลับไปมาระหว่างงานต่าง ๆ หรือใช้เวลานานในการรบกวน

ตัวอย่างเช่นฉันสนใจมากที่สุดระหว่างประมาณ 9 โมงเช้าถึง 11 โมงเช้าจากนั้นผลผลิตของฉันก็ลดลง ฉันมักจะว้าวุ่นมากในช่วงเวลาอาหารกลางวัน บางครั้ง แต่ไม่เสมอไปฉันมีช่วงเวลาการผลิตที่แข็งแกร่งอีกช่วงหนึ่งในช่วงบ่าย แต่ก็ไม่น่าเชื่อถือ

ขั้นตอนต่อไปคือการรู้ว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลนั้น

2	เปลี่ยนกิจวัตรของคุณ

เมื่อคุณทราบวงจรการผลิตของคุณแล้วคุณควรเปลี่ยนกิจวัตรประจำวันให้เหมาะสม

ตัวอย่างเช่นเริ่มต้นการจัดตารางเวลาการประชุมสำหรับเวลาของวันเมื่อคุณมีโฟกัสที่ต่ำกว่า การประชุมไม่ค่อยทำให้เราต้องดีที่สุด ตัวอย่างเช่นทำให้เป็นนิสัยที่ไม่เคยเข้าร่วมการประชุมตอนเช้าถ้าตอนเช้าเป็นเวลาที่คุณมีประสิทธิผล

ในทางกลับกันจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดและมุ่งเน้นสูงของคุณในช่วงเวลาของวันเมื่อใจของคุณดีที่สุด บ่อยครั้งที่เราไม่กำหนดเวลางานที่สำคัญที่สุดของเรา เราเพิ่งไปถึงมันเมื่อเราสามารถ ไม่เป็นไรตราบใดที่คุณทำให้มันเป็นนิสัยที่จะทำในช่วงเวลาของวันเมื่อคุณสามารถมุ่งเน้นอย่างแท้จริง

การเห็นว่าคนส่วนใหญ่สามารถทำงานที่มีความสนใจสูงก่อนหน้านี้เข้าสู่นิสัยของการเปิดตัว เฉพาะ โปรแกรมที่คุณใช้สำหรับงานเหล่านี้ในช่วงชั่วโมงการทำงานสูงสุด ตัวอย่างเช่นหากอีเมลไม่ได้ผลสำหรับคุณอย่าเปิดอีเมล อย่าเพิ่งเปิดโปรแกรม หากคุณต้องการตรวจสอบอีเมลของคุณจริงๆให้มองผ่านกล่องจดหมายเข้าของคุณบนโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตแล้วนำไปทิ้งเพื่อให้คุณสามารถกลับไปทำงานที่ต้องการความสนใจได้จริง

จะเกิดอะไรขึ้นถ้างานที่ให้ผลผลิตสูงของคุณเกิดขึ้นในเบราว์เซอร์ แต่เครื่องจับเวลาเวลาที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณก็มีเช่นกัน? มีเทคนิคเล็กน้อยสำหรับลดการรบกวนของการเรียงลำดับนี้ สำหรับผู้เริ่มคุณสามารถใส่แท็บที่ใช้งานอยู่ในโหมดเต็มหน้าจอ ที่จะช่วยให้คุณอยู่กับงานที่ทำ คุณยังสามารถติดตั้งปลั๊กอินของเบราว์เซอร์และส่วนขยายที่ปิดกั้นเว็บไซต์ที่คุณระบุ รายการโปรดของฉันคือ StayFocusd สำหรับ Chrome คุณสามารถค้นหาคำแนะนำเพิ่มเติมในบทความของฉันเกี่ยวกับวิธีการจดจ่อ

3	ทบทวนวันของคุณทุกวัน

การเปลี่ยนแปลงอื่นที่จะทำให้กิจวัตรของคุณ: ทำให้เป็นนิสัยที่จะตรวจสอบวันของคุณก่อนที่จะเริ่ม ดูปฏิทินของคุณและรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเป็นสิ่งแรกดังนั้นคุณจะไม่ถูกนอกเวลาประชุม 15.00 น. ที่คุณกำหนดไว้เมื่อสองสัปดาห์ก่อน ไม่ว่าจะเป็นการดื่มกาแฟครั้งแรกหรือในขณะที่กำลังเดินทางมีช่วงเวลาเดียว (และเป็นช่วงเวลาเดียวกันทุกวันเพื่อทำให้เป็นนิสัย) เพื่อทบทวนแผนของคุณตลอดทั้งวัน

การสร้างนิสัยใหม่ในการตรวจสอบวันของคุณทุกวันนั้นง่ายกว่าการพูด แอพมือถือหนึ่งตัวที่สามารถช่วยเตือนคุณได้คือ Any.Do ซึ่งมีคุณสมบัติที่เรียกว่า AnyDo Moment ช่วงเวลา AnyDo เล่นเสียงที่ถูกใจและผลักดันการแจ้งเตือนในเวลาเดียวกันทุกวันธรรมดาบอกคุณถึงเวลาที่จะทบทวนวันของคุณ จากนั้นแอพจะแสดงรายการทุกอย่างในปฏิทินและรายการที่ต้องทำและถามว่าคุณต้องการเก็บไว้ตามกำหนดเวลาหรือย้ายไปยังวันอื่น

4	กำหนดการพัก

พักสมอง และไม่ใช่แค่พักทานอาหารกลางวัน จิตใจของคุณต้องรีเฟรชตัวเองถ้าคุณจะเป็นคนที่มีประสิทธิผลมากที่สุดเท่าที่จะทำได้

ฉันเป็นแฟนตัวยงของตัวติดตามกิจกรรมเพื่อการออกกำลังกายและคุณลักษณะหนึ่งในไม่กี่คนที่ฉันรักคือการเตือนภัยเงียบ คุณสามารถตั้งนาฬิกาปลุกที่ทำให้วงออกกำลังกายของคุณสั่นสะเทือนในบางช่วงเวลาของวันได้อย่างเงียบ ๆ ฉันชอบที่จะตั้งไว้สำหรับ 16:00 คมเมื่อฉันรู้ว่าฉันควรหยุดพักว่าฉันคิดว่าฉันต้องการหรือไม่ แม้แต่การออกจากเก้าอี้ของฉันเพื่อเดินไปที่ห้องครัวและล้างถ้วยกาแฟของฉันก็เพียงพอที่จะทำให้ตาของฉันออกไปจากหน้าจอคอมพิวเตอร์สักพัก

ตัวติดตามกิจกรรมบางตัวยังมีการแจ้งเตือนที่ไม่ได้ใช้งาน สัญญาณเตือนเหล่านี้ทำให้ตัวติดตามสั่นหากคุณนั่งนิ่งเป็นระยะเวลาหนึ่งโดยปกติจะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง พวกมันถูกออกแบบมาเพื่อเตือนให้คุณลุกขึ้นและเคลื่อนย้าย แต่ฉันคิดว่ามันมีคุณค่าพอ ๆ กับการเตือนให้หยุดทำงานเป็นเวลาสองนาทีและหยุดพัก คุณอาจต้องการติดตั้งแอพหยุดพักซึ่งเป็นโปรแกรมขนาดเล็กที่เตือนให้คุณหยุดพักและยังสามารถล็อคคุณออกจากคอมพิวเตอร์ของคุณในช่วงเวลาสั้น ๆ เพื่อบังคับให้เกิดปัญหา สิ่งที่เราโปรดปรานคือแอพ Mac ที่ชื่อว่า TimeOut Free

อีกสิ่งหนึ่งที่ดีสำหรับ Windows, Mac และเบราว์เซอร์เรียกว่า Focus Booster

5	จัดเรียงเหลือเกินสิ้นวัน

ลองนึกภาพวันของคุณกำลังจะไปว่ายน้ำ ถ้าอย่างนั้น 16:40 น. คุณพยายามที่จะยุ่ง รู้สึกเหมือนนิรันดร์ผ่านไป! จากนั้นคุณเหลือบดูนาฬิกาอีกครั้งและ … มันเป็น 16:42 น

คุณเสียเวลา 20 นาทีสุดท้ายในตอนท้ายของวันบ่อยแค่ไหน? เดือนละเท่ากันในหนึ่งชั่วโมง คุณใช้เวลาเท่าไรในเว็บไซต์เครือข่ายสังคมหรือส่งข้อความหาเพื่อน

เตะนิสัยนั้นด้วยการทำเหลือเกินไม่กี่วัน พยายามทำให้พวกเขาเป็นสิ่งที่คุณชอบทำ แต่นั่นอาจเป็นงานที่ยุ่ง ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ :

• ยื่นเอกสาร
• ติดตามอีเมลเก่า
• ทิ้งแคชในคอมพิวเตอร์ของคุณ
• การลบประวัติเบราว์เซอร์ของคุณ
• คืนสายโทรศัพท์
• เช็ดฝุ่นและเศษเล็กเศษน้อยจากโต๊ะทำงานคีย์บอร์ดและจอภาพของคุณ

หากคุณมีรายการสั้น ๆ ของตัวเลือกล่วงหน้าสำหรับงานที่คุณสามารถทำได้ในตอนท้ายของวันคุณมีแนวโน้มที่จะทำอย่างใดอย่างหนึ่ง ทำบันทึกย่อในปฏิทินของคุณหรือแม้แต่ปล่อยให้โน้ตติดกับโต๊ะทำงานของคุณเพื่อให้แนวคิดบางอย่างเพื่อเตือนความจำ มา 16:45 น. ในวันศุกร์ดวงตาของคุณอาจเดินไปหาพวกเขา แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม