จัดระเบียบ: การใช้งานสร้างสรรค์ 5 รายการสำหรับดรอปบ็อกซ์ในธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กมักจะหันไปใช้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์เช่น Dropbox เพราะให้คุณค่ามากมาย แต่เฉพาะในกรณีที่ธุรกิจใช้ประโยชน์จากบริการเหล่านี้อย่างเต็มที่

นี่คือห้าวิธีที่ฉลาดในการใช้ Dropbox ในธุรกิจของคุณ

1. ใช้ Dropbox เช่นเดียวกับเซิร์ฟเวอร์ ส่งเสริมความโปร่งใส

บางทีวิธีที่ชัดเจนที่สุดในการใช้ Dropbox ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอาจเป็นทางเลือกแทนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กค่าใช้จ่ายของบัญชี Dropbox Business อาจต่ำกว่าการซื้อเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรและว่าจ้างพนักงานให้ดูแลรักษา

การใช้ Dropbox เช่นเซิร์ฟเวอร์ไม่ว่าจะเป็นเซิร์ฟเวอร์ FTP หรือเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันพร้อมที่เก็บข้อมูลแบบเชื่อมต่อทำให้ผู้ใช้ทุกคนได้รับไฟล์เดียวกันเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันและควบคุมเวอร์ชันได้ดียิ่งขึ้น สามารถเป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บคู่มือจรรยาบรรณข้อมูลผลประโยชน์และคู่มือสไตล์นอกเหนือจากไฟล์ทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องใช้การทำงานร่วมกัน

หากธุรกิจของคุณมีเป้าหมายที่จะส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความโปร่งใสการจัดทำเอกสารทางธุรกิจประเภทอื่น ๆ ให้กับพนักงานทุกคนผ่าน Dropbox เช่นรายงานทางการเงินและภาพสไลด์ที่นำเสนอต่อนักลงทุนหรือสมาชิกคณะกรรมการอาจเป็นก้าวที่ดีในทิศทางที่ถูกต้อง

2. กำหนดการเดินทางร่วมกัน; ทำให้พวกเขาออฟไลน์บนอุปกรณ์มือถือ

เจ้าของธุรกิจและพนักงานที่เดินทางบ่อย ๆ อาจต้องแชร์กำหนดการเดินทางกับผู้อื่นในสำนักงาน พวกเขาอาจพึ่งพาบุคคลอื่นเพื่อจองการเดินทางสำหรับพวกเขา ทุกคนที่ต้องการทราบตำแหน่งหรือรายละเอียดของข้อตกลงการเดินทางของเพื่อนร่วมงานสามารถเข้าถึงได้โดยการตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับกำหนดการเดินทาง

ยิ่งไปกว่านั้นการใช้แอป Dropbox บนมือถือนักเดินทางสามารถทำเครื่องหมายกำหนดการเดินทางที่เกี่ยวข้องเป็น "รายการโปรด" เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้แบบออฟไลน์เพื่อให้สามารถใช้งานได้แม้กระทั่งที่ความสูง 30, 000 ฟุต (หากคุณเป็นคนที่รับผิดชอบในการจองการเดินทางของคนอื่นลองคิดดูว่าวิธีแก้ปัญหานี้ง่ายกว่าการส่งสำเนาการเดินทางทุกครั้งที่เธอหรือเขาไม่สามารถหามันได้ง่ายกว่าการส่งอีเมลถึงนักท่องเที่ยว .)

3. รวบรวมแฟกซ์

บางครั้งเพื่อให้ทราบว่าธุรกิจใช้ซอฟต์แวร์และบริการที่แตกต่างกันอย่างไรฉันไปเยี่ยม บริษัท ต่างๆและสัมภาษณ์พวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำ ปีที่แล้วขณะที่คุยกับ Vert (บริษัท การตลาดและโฆษณาที่เข้าใจโลกมือถือ) ผู้ร่วมก่อตั้ง Kevin Planovsky อธิบายให้ฉันฟังว่า บริษัท ของเขาเก็บแฟกซ์ไว้ในพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ได้อย่างไร - Vert ใช้ Box จริง ๆ ไม่ใช่ Dropbox การตั้งค่ารองรับเช่นกันโดยใช้ HelloFax

ทุกครั้งที่มีคนส่งแฟกซ์ HelloFax จะวางผลลัพธ์ดิจิตอลไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนดใน Dropbox หรือ Box ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งด้วยการเชื่อมต่อเครื่องมือการจัดการที่ทำงาน Podio เข้ากับระบบเช่นกัน แฟกซ์ขาเข้าแต่ละรายการจะสร้างงานใน Podio โดยอัตโนมัติบอกกับ Planovsky และผู้ร่วมก่อตั้งของเขาเพื่อตรวจสอบการส่ง

4. แบ่งปันสื่อกับลูกค้าลูกค้าและพันธมิตร

ข้อดีอย่างหนึ่งของการใช้ Dropbox คือคุณสามารถตัดสินใจได้อย่างยืดหยุ่นไม่ว่าคุณต้องการแชร์ไฟล์กับทีมภายในของคุณหรือกับลูกค้าและผู้ทำงานร่วมกันเช่นกัน ที่ฉันเห็นการแชร์ไฟล์ Dropbox ภายนอกส่วนใหญ่จะอยู่ในเว็บไซต์ร้านอาหารซึ่งมักจะทำให้เมนูของพวกเขาพร้อมใช้งานผ่านลิงก์ Dropbox สาธารณะ

พิจารณาธุรกิจร้านอาหารเล็ก ๆ เมนูอาจมีการเปลี่ยนแปลงทุกวัน มันเป็นสภาพแวดล้อมที่มีความเครียดสูงที่ไม่ได้ทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานมากมาย และไม่ใช่พนักงานทุกคนที่จะต้องมีความชำนาญด้านเทคโนโลยี หากร้านอาหารสามารถเข้าถึงเมนูประจำวันของลูกค้าผ่าน Dropbox (แทนที่จะพูดเว็บเพจ) พนักงานสามารถวางเมนู PDF ของวันลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเพื่อให้ลูกค้าเห็นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องใช้การเข้ารหัส HTML ลิงก์จากเว็บไซต์ของร้านอาหารไปยังตำแหน่งเมนูบน Dropbox จะเหมือนกันเสมอดังนั้นจึงไม่มีเรื่องยุ่งยากไม่ยุ่งยาก

อีกวิธีที่ธุรกิจทั่วไปใช้ Dropbox คือการร่วมมือกับพันธมิตรในโครงการที่มีลักษณะเป็นภาพโดยเฉพาะเช่นการออกแบบเว็บไซต์ใหม่ ด้วยการจัดเก็บแนวคิดศิลปะและ mockups ใน Dropbox ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถดูได้โดยไม่ต้องส่งอีเมลไฟล์ขนาดใหญ่

One note: ลิงก์สำหรับบัญชีธุรกิจ Dropbox มีขีด จำกัด แบนด์วิดท์ 200GB ต่อวัน หากบัญชีของคุณถึงขีด จำกัด ลิงก์ของคุณจะถูกระงับโดยอัตโนมัติ (แต่เพียงชั่วคราว) Dropbox กล่าวว่าจะแจ้งให้ผู้ดูแลระบบ Dropbox ทราบทางอีเมลเมื่อเกิดปัญหานี้ แต่ในขณะเดียวกันใครก็ตามที่พยายามเข้าถึงลิงก์จะเห็นหน้าข้อผิดพลาดแทนที่จะเป็นไฟล์ของคุณ

5. ทดสอบทักษะของผู้สมัครงาน

ผู้สมัครงานในบางสาขาเช่นการเขียนโปรแกรมและการเขียนมักจะทำการทดสอบในระหว่างกระบวนการสมัคร ทำไมไม่ขยายความคิดนี้โดยการทดสอบทักษะคอมพิวเตอร์ของผู้สมัครและความสามารถในการปฏิบัติตามคำแนะนำโดยขอให้พวกเขาอัปโหลดเอกสารบางอย่างไปยังหนึ่งในโฟลเดอร์ของคุณใน Dropbox

เมื่อผู้สมัครผ่านการคัดกรองเบื้องต้นและอยู่ในช่วงการสัมภาษณ์คุณสามารถเชิญเขาหรือเธอไปยังโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันและให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องอัปโหลดเช่นประวัติย่อตัวอย่างการเขียนรหัสชิ้นส่วนของการเขียนโปรแกรมงานศิลปะวิดีโอ - คุณ รับความคิด ให้คำแนะนำผู้สมัครของคุณอย่างแม่นยำเกี่ยวกับวิธีตั้งชื่อไฟล์ขนาดสูงสุดและอื่น ๆ เพื่อดูว่าพวกเขาสามารถทำกิจกรรมได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว และหากการทดสอบนี้สะท้อนให้เห็นถึงการปฏิบัติตามปกติของธุรกิจของคุณผู้สมัครจะได้รับรสชาติเริ่มต้นว่า บริษัท ดำเนินงานอย่างไร (ฉันได้รับแนวคิดนี้จากองค์กรที่ชื่อว่า Nyaya Health ทีมจ้างใช้การทดสอบที่คล้ายกันสำหรับการจ้างงานที่มีศักยภาพเฉพาะด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันและการจัดการงานอาสนะแทน Dropbox)