หลีกเลี่ยงการทวีต $ 40m: 7 เคล็ดลับในการสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียที่มั่นคง

เมื่อวันที่ 7 สิงหาคม Elon Musk CEO ของ Tesla ได้ส่งสิ่งที่อาจกลายเป็นทวีตที่แพงที่สุดที่เคยมีมา หลังจากทวีตของเขาซึ่งเขาบอกว่าเขากำลังพิจารณาที่จะเป็นส่วนตัวของเทสลามัสค์ปลุกกระแสให้กับนักลงทุน ทวีตทำให้ราคาหุ้นของเทสลาอิงซิลิคอนวัลเลย์ลดลงอย่างมากและดึงดูดความสนใจจากกลุ่มนักลงทุนที่โกรธแค้น แต่ทวีตของมัสค์ยังดึงดูดความสนใจของอีกกลุ่มที่ผู้นำธุรกิจต้องเผชิญกับอันตราย: สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ของสหรัฐ (SEC) หลังจากพิจารณาคดีเกือบสองเดือน ก.ล.ต. ก็ฟ้องมัสค์และเทสลา การตั้งถิ่นฐานที่เกิดขึ้นทำให้แต่ละฝ่ายต้องเสียเงิน $ 20 ล้านและชะมดถูกบังคับให้ลาออกในฐานะประธานของเทสลา

เห็นได้ชัดว่าเทสลาต้องการนโยบายโซเชียลมีเดียซึ่งเป็นสิ่งที่มัสค์ควรปฏิบัติตาม แม้ว่าคุณจะไม่ใช่มัสค์และ บริษัท ของคุณอาจไม่ใช่เทสลา แต่เหตุการณ์นี้แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าทำไม บริษัท ของคุณจึงต้องใช้นโยบายโซเชียลมีเดีย - และทำไมมันถึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านั้น โชคดีที่ความช่วยเหลือนั้นหาง่ายเพราะผู้บริหารใน บริษัท อื่นยินดีให้ความช่วยเหลือ

ตัวอย่างเช่นสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณต้องการให้พนักงานของคุณมีบทบาทอย่างไรเมื่อพวกเขาใช้โซเชียลมีเดียตาม Cheryl Snapp Conner ซีอีโอของ บริษัท ประชาสัมพันธ์ SnappConner ตัวอย่างเช่นในบางกรณีคุณอาจต้องการให้พวกเขาเป็นตัวแทนของ บริษัท ใน Facebook และ Twitter อย่างไรก็ตามในกรณีอื่นคุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาไม่พูดอะไรที่จะทำให้ บริษัท เสียหาย Snapp Conner จัดประเภทบล็อกเป็นสื่อโซเชียลและบอกว่าคุณต้องรวมไว้ในนโยบายของคุณด้วย

Snapp Conner กล่าวว่าเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเขียนนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณ “ เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาจ้างงาน” เธอกล่าว "ควรเป็นส่วนหนึ่งของคู่มือพนักงานทั่วไป"

เธอยังกล่าวด้วยว่าเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องหารือเกี่ยวกับนโยบายโซเชียลมีเดียกับพนักงานของคุณเพื่อให้พวกเขาเห็นเหตุผลและเข้าใจว่าทำไมพวกเขาไม่สามารถพูดสิ่งที่พวกเขาต้องการบนโซเชียลมีเดียได้ “ มันสามารถนำสิ่งต่าง ๆ ที่ผู้คนอาจไม่เคยคิดมาก่อน” Snapp Conner กล่าวเสริม

เมื่อคุณตัดสินใจเลือกสิ่งที่จะรวมไว้ในนโยบายโซเชียลมีเดียของคุณคุณควรคำนึงถึงวิธีการที่พนักงานของคุณสามารถเป็นตัวแทน บริษัท ของคุณได้ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคิดหาวิธีที่พนักงานของคุณจะโต้ตอบกับโซเชียลมีเดียเมื่อพวกเขาไม่ ได้ เป็นตัวแทน บริษัท ของคุณ

“ เป็นประสบการณ์ของฉันที่ส่วนใหญ่แล้วเมื่อนโยบายเหล่านี้ไปด้านข้างเป็นเพราะพนักงานไม่ทราบว่านโยบายหมายถึงอะไร” Ryan Schram ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (COO) ของ บริษัท การตลาดสื่อออนไลน์ IZEA กล่าว "นักกฎหมายทำในสิ่งที่นักกฎหมายทำดีที่สุดและวางนโยบายภาษาไว้ในห้องพิจารณาคดี" นั่นอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนธรรมดาที่จะตีความ

Schram กล่าวว่าหมายความว่าคุณต้องอธิบายนโยบายให้กับพนักงานของคุณ “ ความรู้สึกเล็กน้อยเป็นเรื่องธรรมดา” เขากล่าว “ มันเกี่ยวกับความโปร่งใสและสิ่งที่เราคาดหวังจากสมาชิกในทีมของเรา”

7 นโยบายสื่อสังคมออนไลน์ที่ต้องมี

ดังนั้นนโยบายของโซเชียลมีเดียจะทำอย่างไร? ในระดับหนึ่งขึ้นอยู่กับ บริษัท และสิ่งที่คุณคาดหวังจากพนักงานของคุณ แต่ที่นี่มีเจ็ดจุดที่ใช้ร่วมกันกับนโยบายส่วนใหญ่:

ความโปร่งใส: พนักงานต้องทำให้ชัดเจนเมื่อพูดในนามของ บริษัท และเมื่อพวกเขากำลังพูดเพื่อตนเอง การมีหน้า Facebook ส่วนตัวบ่อยครั้งนั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้ความแตกต่างนั้นชัดเจน

การปกป้องข้อมูล บริษัท : คุณไม่สามารถให้พนักงานพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานภายในของ บริษัท ของคุณเปิดเผยความลับทางการค้าหรือหารือเกี่ยวกับข้อมูลที่อาจเป็นประโยชน์ต่อคู่แข่ง คุณอาจต้องอธิบายให้พวกเขาเข้าใจ ตัวอย่างเช่นวิศวกรชอบที่จะหารือเกี่ยวกับเทคโนโลยีออนไลน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีใหม่และที่เกิดขึ้นใหม่ ไม่เป็นไร แต่พูดคุยถึงวิธีการที่ บริษัท ของคุณใช้เทคโนโลยีดังกล่าวโดยการอธิบายโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่

อย่าผิดกฎหมาย: หาก บริษัท หรืออาชีพของคุณมีจรรยาบรรณแล้วให้ปฏิบัติตามนั้นเช่นกัน นี่อาจหมายความว่าพนักงานควรจะสามารถยืนยันได้ว่าสิ่งที่พวกเขาพูดนั้นผ่านการทดสอบกับเจ้าหน้าที่ด้านกฎหมายของ บริษัท คุณ

มีความเป็นมืออาชีพและรับผิดชอบต่อผู้อื่น: คุณไม่สามารถให้พนักงานของคุณหยาบคายกับผู้อื่นดูหมิ่นคู่แข่งหรือ บริษัท ของคุณหรือทำตัวเองในลักษณะเชิงลบที่คล้ายกัน แบคสแลชจากกิจกรรมประเภทนี้สามารถแพร่กระจายจากบุคคลไปสู่องค์กรได้อย่างง่ายดายและนั่นอาจส่งผลเสียต่อ บริษัท

อย่าขโมยหรือทรัพย์สินทางปัญญาที่ไม่เหมาะสม (IP): หมายความว่าอย่าลอกเลียนแบบงานของผู้อื่นโพสต์ภาพที่มีลิขสิทธิ์หรือใช้ IP ของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณอาจต้องอธิบายว่าสิ่งนี้ จำกัด การใช้ memes บนโซเชียลมีเดียด้วย

มีความแม่นยำ: แก้ไขงานของคุณสำหรับการพิมพ์ผิดสะกดผิดและแก้ไขข้อผิดพลาดและแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในภายหลัง และหากคุณกำลังโต้แย้งให้แน่ใจว่าคุณสามารถสำรองการอ้างสิทธิ์และคุณสามารถอ้างอิงแหล่งข้อมูลได้หากจำเป็น

ทำให้ความเป็นเจ้าของบัญชีโซเชียลมีเดียชัดเจนขึ้น: หากพนักงานใช้บัญชีที่ บริษัท ของคุณสร้างขึ้นให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่า บริษัท เป็นเจ้าของบัญชีและผู้ติดตามที่ไปด้วย บริษัท ยังเป็นเจ้าของเนื้อหาใด ๆ ที่สร้างขึ้นในบัญชีดังกล่าวและพวกเขาเองก็เป็นผู้รับผิดชอบต่อเนื้อหานั้นเช่นกัน

ผลที่ตามมาของนโยบายไม่ปฏิบัติตาม

เมื่อคุณสร้างนโยบายโซเชียลมีเดียของ บริษัท คุณจะต้องกำหนดให้พนักงานทุกคนได้รับสำเนาของมันและใส่ไว้ในคู่มือพนักงานและให้พนักงานทุกคน (รวมถึง CEO) ลงชื่อเพื่อรับทราบว่าพวกเขาได้อ่าน และเข้าใจมัน

จากนั้นคุณต้องอธิบายให้พนักงานของคุณทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพวกเขาไม่ปฏิบัติตามแนวทางนโยบายโซเชียลมีเดียใหม่ ซื้อที่ดีที่สุดมีความชัดเจนมากเกี่ยวกับผลที่ตามมาในนโยบายโซเชียลมีเดีย:

นี่เป็นเรื่องที่ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และก็คล้ายกับผลที่ตามมาที่ บริษัท อื่นควรแสดงรายการ เมื่อคุณใช้นโยบายดังกล่าวจะต้องนำไปใช้กับทุกคนทั่วกระดาน คุณไม่สามารถยกเว้นได้สำหรับบางคนและคุณต้องมีขั้นตอนทรัพยากรบุคคล (HR) เพื่อตัดสินใจว่าจะทำตามขั้นตอนใดหากไม่ปฏิบัติตามนโยบาย

วิธีที่ยอดเยี่ยมวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการสร้างหรือซื้อหลักสูตรฝึกอบรมพนักงานระยะสั้นที่ครอบคลุมพฤติกรรมของโซเชียลมีเดียที่เหมาะสม สิ่งนี้สามารถใช้งานได้ในระหว่างการฝึกหัดการดักฟังประจำปีและการฝึกอบรมด้านสถานที่ทำงาน การให้คำแนะนำในโลกแห่งความเป็นจริงและตัวอย่างการประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้พนักงานเข้าใจไม่เพียง แต่สิ่งที่คุณกำลังพยายามแก้ไข แต่ยังมีความสำคัญต่อ บริษัท เพียงใด

นโยบายโซเชียลมีเดีย: ประโยชน์และตัวอย่าง

แต่ก่อนที่คุณจะตัดสินใจที่จะสบถสื่อสังคมโปรดจำไว้ว่ามันอาจเป็นวิธีที่ทรงพลังในการบอกเล่าเรื่องราวของ บริษัท ของคุณ มีพลังมากแค่ไหน? Snapp Conner อธิบายโดยดูที่งานที่ยอดเยี่ยม John Legere ซีอีโอของ T-Mobile (@JohnLegere) ได้ทำการเพิ่มโปรไฟล์ของ บริษัท ผ่าน Twitter นี่ไม่ใช่ Legere ที่แสดงด้วยตัวเขาเอง มันเป็นความพยายามร่วมกันทางสังคมซึ่งได้รับการสนับสนุนจากมืออาชีพหลายคนและเครื่องมืออัตโนมัติทางการตลาดที่ทรงพลังซึ่งมุ่งเน้นไปที่โซเชียลมีเดีย

• 19 สยองขวัญสื่อสังคมขององค์กรขนาดใหญ่ 19 สยองขวัญสื่อสังคมขององค์กรขนาดใหญ่
• 10 เครื่องมือเพื่อเพิ่มเกมสื่อโซเชียลของธุรกิจขนาดเล็ก 10 เครื่องมือเพื่อเพิ่มเกมธุรกิจโซเชียลมีเดียของคุณ
• รายงาน: เรื่องราวของโซเชียลมีเดียที่ทรงตัวต่อข่าวฟีดแทนที่รายงาน: เรื่องราวโซเชียลมีเดียทรงตัวต่อฟีดข่าวแทนที่

นอกเหนือจากนโยบายโซเชียลมีเดียของ Best Buy ที่กล่าวถึงแล้วยังมีอีกตัวอย่างที่ดีของนโยบายโซเชียลมีเดียที่คุณสามารถใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างงานของคุณเอง บริษัท จัดหางานซอฟต์แวร์ที่สามารถใช้งานได้จะมีแม่แบบนโยบายโซเชียลมีเดียซึ่งเป็นชุดของแนวทางทั่วไปที่คุณสามารถปรับแต่งสำหรับ บริษัท ของคุณเอง แพลตฟอร์มการสรรหาโซเชียลมีเดียจาก HireRabbit กล่าวถึงนโยบายโซเชียลมีเดียจริงจาก บริษัท ต่าง ๆ เช่น GAP, Hewlett-Packard และ The Los Angeles Times และการสนับสนุนพนักงานและแพลตฟอร์มการขายโซเชียลทุกคน SocialSe พูดคุยอีกเจ็ดนโยบายโซเชียลมีเดียรวมถึงนโยบายจาก Coca-Cola, Dell, บริษัท Ford Motor, Intel, Nordstrom และกองทัพอากาศสหรัฐฯ

หากไม่มีแนวทางที่เหมาะสมสื่อสังคมออนไลน์อาจเป็นเขตที่วางทุ่นระเบิดที่แท้จริง ใช้อย่างถูกต้อง แต่เป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ทรงพลังที่ขาดไม่ได้ในยุคนี้สำหรับองค์กรส่วนใหญ่โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก การกำหนดนโยบายโซเชียลมีเดียที่ใช้งานได้นั้นเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่าผลประโยชน์ของ บริษัท โซเชียลมีเดียของคุณจะได้รับประโยชน์และไม่เป็นอันตราย อย่างไรก็ตามการสร้างนโยบายที่แข็งแกร่งอาจเริ่มต้นด้วยไอทีกฎหมายและทรัพยากรบุคคล แต่ท้ายที่สุดแล้วต้องการการสนับสนุนจากองค์กรโดยรวมเพื่อให้สามารถใช้งานได้