4 วิธีในการต่อสู้กับอีเมลโอเวอร์โหลดในสำนักงาน

อีเมลเป็นปัญหาสำหรับเกือบทุกคน แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสำนักงานจะสร้างการรบกวนและใช้เวลาที่อาจใช้เวลาในการทำงานจริงดีกว่า บางคนอ้างถึงการตรวจสอบและตอบกลับอีเมลว่า "ทำงานเกี่ยวกับงาน" แทนที่จะทำเอง

เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการสามารถช่วยทั้งตัวเองและพนักงานในการต่อสู้กับอีเมลเกินพิกัดในที่ทำงาน

ขั้นแรกให้กระตุ้นการสื่อสารแบบตัวต่อตัว การให้พนักงานพูดคุยกันเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลสามารถช่วยลดอีเมลที่ไม่จำเป็นได้อย่างแท้จริง การสนทนาแบบตัวต่อตัวนั้นดีกว่าอีเมลสำหรับวิชาที่มีความถนัดเมื่อเสียงและความรู้สึกมีความสำคัญ มีคนเพียงไม่กี่คนที่เชี่ยวชาญในการถ่ายทอดอารมณ์ความรู้สึกของพวกเขาในภาษาเขียนเช่นเดียวกับพวกเขา

ประการที่สองใช้โปรแกรมส่งข้อความทันที สำหรับคำถามและคำตอบด่วนคุณจะไม่สามารถเอาชนะ IM ได้ บางธุรกิจห้ามพนักงานติดตั้งโปรแกรมดังกล่าว แต่ฉันคิดว่าพวกเขาเป็นประโยชน์จริงในสำนักงาน คุณสามารถรับข้อความโต้ตอบแบบทันทีในแอปแบบสแตนด์อโลนหรืออย่างใดอย่างหนึ่งที่สร้างไว้ในแพลตฟอร์มธุรกิจออนไลน์เช่น Podio, Yammer, Jive หากองค์กรของคุณใช้ Google Apps คุณสามารถใช้ประโยชน์จาก Google Talk ได้เสมอ แอป IM ใดที่คุณเลือกตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กรใช้สิ่งเดียวกัน และหากแผนกไอทีมีข้อ จำกัด เกี่ยวกับสิ่งที่พนักงานสามารถติดตั้งตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมรู้ว่าทุกคนควรใช้แอป IM เพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบการติดตั้งได้

ประการที่สามหาที่ที่ดีกว่าอีเมลเพื่อหาข้อความทั่วไป ตัวอย่างที่ชัดเจนหนึ่งคือเมื่อพนักงานส่งอีเมลเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าพวกเขาป่วยลาพักร้อนหรือออกไปก่อน เหล่านี้เป็นข้อความธรรมดาที่เพิ่มในความยุ่งเหยิงของอีเมล แต่ไม่จำเป็นต้อง ทางออกหนึ่งอาจมีปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน อาจเป็นอีกทางหนึ่งสำหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบในการติดตามว่ามีใครเข้าและออกและส่งอีเมลรวมหนึ่งฉบับแทน

สี่เป็นแบบอย่างอีเมล หากคุณเป็นหัวหน้า บริษัท หรือแผนกตรวจสอบให้แน่ใจว่านิสัยอีเมลของคุณสะท้อนสิ่งที่คุณต้องการให้พนักงานทำ เขียนอีเมลสั้นลงเมื่อคุณสามารถ พูดคุยกับผู้คนแบบตัวต่อตัวเมื่อเป็นวิธีการสื่อสารที่ถูกต้อง ใช้ IM และทำสิ่งอื่นที่คุณต้องการให้พนักงานทำ ผู้คนจะติดตามความเป็นผู้นำของคุณและนั่นคือวิธีที่คุณพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้นเกี่ยวกับอีเมล

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม

สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมในการต่อสู้กับการโอเวอร์โหลดอีเมลดูบทความที่เกี่ยวข้องเหล่านี้:

• บทสัมภาษณ์: อีเมลผลักดันเป็นศูนย์
• วิธีการลดอีเมลที่ไม่ต้องการ
• บทสัมภาษณ์: Dmitri Leonov ของ SaneBox เกี่ยวกับการจัดการอีเมล
• 11 เคล็ดลับสำหรับการจัดการอีเมล